这东西，在我们当中也挺久的。但一直以来，我们都是乖乖听话，也没有多想什么。直至昨天我们讨论的小改革，大效应，就产生了不一样的变化。
这话怎么说？每一年，在SKPMg2里的Standard 4，就是教学视察表格，我们需要使用至少3次（直至前年以及今年，也是减少到2次而已）。试想想，1个老师，单单在一个事项中，就要使用3份表格。
根据表格的原本设计，每一份仅可使用1次，之后的，就要在另外的表格填写，这样的工作流程，造成什么困扰呢？
原有设计的工作流程所带来的困扰如下：
- 每个老师每年至少使用2份表格。学校若有10个老师，一年就得处理20份表格。这是20份可能打印然后填写的表格。
- 每份表格大概有3到4页的纸张。若以10个老师来计算，每个老师1年2份，每份就保守估计使用3张，一年下来，需要打印：3页 X 10个老师 X 2 次 = 60张纸。数目可能不是很多，但若将这个数目扩大到20位老师=120张。扩大到30位老师=180张。扩大到40位老师=240张.....这，只是在这件事情上而已，就浪费了240张纸了。当然，如果学校打印机是好的，前后打印的话，另当别论啦。
- 在电子档案方面，（别告诉我你都是打印出来才填写的），很多人都是填写了，或许再次输入电子档案后，然后再次打印出来的。这不单是浪费时间和精力，也浪费纸张和墨汁。在完美主义作怪下，很多人都是选择输入后再次打印出来的。何苦呢，一所10个老师的学校，就这样无端端在第一次的教学视察里就要处理10份电子档案了。可不是吗？1年2次=要处理20份电子档案了。大型学校呢？
- 现有的表格，无法让视察的行政人员看见这老师过去的表现。当然，每次的视察都是独立存在的。但若能看见该老师过去的视察成就的话，就可以看见什么地方是惯性需要协助或指导的，什么地方是该老师的强项（我们当然不需要依靠表格视察而已）。
有鉴于此，这里我们将改良了的教学视察表格修改成为以下版本：
- 每一个老师就是1个电子档案。1整年就是1个电子档案。节省了行政和老师们的档案管理的痛苦。
- 表格直接挂在网页中就不必电邮来往了。有的学校在这里，将老师们的视察表格派发给老师，之后要求老师们打印或电邮第一次的表格，这一来一往的，是不是增加老师们的负担？更甭说时间和精神的浪费了。
- 档案的设计，应该是挂在云端里。然后通过电邮或网页的传达，与该老师共享。（第一次是老师们的自我教学评估，这个，行政人员不该忘记）
- 表格可以设计为：每当该老师有任何填写或修改，可以通过电邮自动通知行政人员（这里有少少技术要求了，但也非常简单有效）。一方面记录老师们的工作进度。一方面方便行政人员看见老师的输入。至于那些电邮，若没有什么大问题，一般我们都是归类存档，不必采取什么行动的。但现实操作的话，我们大可以要求老师们在完成输入后直接通知，我们直接跟进即可。
- 在老师们完成了第一次的输入后，行政人员可将老师们的编辑权限转换成为浏览权限。这样一来，老师们虽然未能再编辑里面的内容，但也可以看见行政人员的视察教学评分。这样的改变，不仅仅是透明操作，也让老师们安心知道行政人员的评分不是黑箱作业的。
- 另外，改良后的教学视察表格，是可以让行政或老师们，一次过看见三次的教学视察结果。无论好坏，都可以看见。更重要的是，这样的小小改良，让负责输入系统的人，可以在一张表格上，随时输入系统中任何一次的教学视察结果。
- 但，它最大的功能和作用就是：让我们行政人员实现了可以实时输入电子档案的能力。这个改变，就省略了打印以及之后的工作了。
我的要求很简单。一定要简化老师们的工作负担，一定要方便行政。小小的改革，虽然会花费我一整天的时间（更甭说牺牲了和孩子共处的一些时间），但做好了，就在这里可以节省很多的时间和精力（我们也老大不小了，不可能每天都没有智慧的处理一大堆的档案吧？）
至于怎样将表格挂在云端、网页里，不在这篇幅中。这些，待下次再聊。
点击以下链接，登入后即可获得档案的副本。（免费，就当是我给每一个教育工作者的祝福，上帝爱你）
问答时间：
问：这样有什么特别的？
答：特别在于：你可以实时输入，你可以几个按钮，复制一整年使用的档案到来年备用而不必另外准备个别档案（要是没有老师更动的话，要是表格没有改变的话），剩下就是共享链接的修改，以及置放网页的工作。
问：这样我们不是更忙？
答：建议你邀请ICT老师帮忙处理啊。使用学校的ID来处理。行使行政权限。如果ICT真的不愿意帮忙，说什么这不是学校的公事，是行政个人的意愿，没关系，我愿意帮忙你架设。但你也记得在那个ICT老师的kesediaan melaksanakan tugas lain那边处理咯。明白吗？
问：如何看见老师们的进度？
答：这个书面难以作答。但可以在架设给你的时候直接示范给你看。
问：一个网页就够了？
答：基本上，一个一页的网页，就可以解决当年的SKPMg2 Standard 4, Pengurusan Panitia Mata Pelajaran (12个学科），Borang keberhasilan，以及课外活动（运动，学会以及制服团体）
问：网页由谁拥有？
答：当然是你学校/你自己拥有啦。所以你需要准备你学校的ID。但记得，由于学校户口未能开发部落格，所以，部落格可以是你自己的，但你使用学校的ID以及密码，架构里面所有的档案，这样才能处理链接或共享。大不了ICT做一个学校的户口而已。
问：我能不能使用自己的ID和密码处理？
答：当然可以。但若你被调动的话，你准备好一大堆的共享设置或transfer ownership就好了。
问：什么是transfer ownership?
答：就是档案的持有人。是的。是可以转换档案持有人的。转换后，档案持有人就可以将你转换成为浏览或移除你。何苦呢？让学校的ICT处理档案吧。
问：那学校ICT不是看见全部人的资料？
答：要是你担心会被看见，那就保留神秘，使用自己的户口处理。不难。
问：为什么说使用云端的力量？
答：档案必须在云端里。云端必须有文件夹分类处理。里面的档案，几个按钮，马上复制明年备用。届时，更新网页里面的链接，老师们不必个别知会的，全部在网页看就好了。
问：那我们行政不是一整天在云端上？
答：你现在也差不多一整天在云端了，不是吗？
问：档案会不会被删除的？
答：所以我们要一群有心的，同行的人来处理。互相信任，有责任的人很重要。
问：这些设置，通常需要多久时间？
答：架构部落格，一般半个小时可以解决（别理画面设计，背景设计等小细节就好）。准备老师们的档案，将老师们的档案设计为进度报告，以及共享链接在网页/部落格中，这个就看学校老师人数，以及电脑的网速了。
问：这样的改变，如何解决/减缓学校电脑不足的问题？
答：老师们不必透过学校电脑处理工作啦。手机也可以使用。一个老师，1个档案，1个档案，使用一整年。
问：要是有老师不小心删除了呢？
答：老师是不必下载的。怎么删除网页上的东西呢？
问：要是老师想要下载？
答：为什么不可以下载？但下载了又如何？云端的架构就是要避免档案管理的问题，要自寻烦恼的话，你我不应该阻止啦。
