学校不是企业。在教学上，在学习上，做不到太多的简化工作，因为人类的学习、吸收、实践都需要时间的验证与磨炼。
但，在教师们需要处理的、学校的运作上，确实是可以做到简化、整合、优化的部分。
下面，我们一起来探讨一下。
状况1：
官员喜欢在社交媒体传送信件。很多校长也跟着这样传送。好处是快捷方便。但忘记了，谁要打印出来呢？是不是真的再也不必打印出来呢？如果不是，那么怎么打印？谁打印呢？校长？老师？还是书记？
建议改进步骤：
收到信息后，转发通知老师提前预备后，直接在流动设备上，透过电邮发送到学校的电邮去。为什么需要这样？
- 方便办公室打印。
- 方便校长或副校长记录minit给有关老师参考。
- 方便学校记录存档。
- 方便记录老师们的动向。
- 方便记录老师们的参与和成就等水平，作为老师的表现参考之一。
这样的改变带来什么好处？老师再也不必需要自己打印了。办公室助理也没有得偷懒。所有文件的记录处理都依序处理。
状况2：很多信息都透过社交媒体传送。老师们承受着信息的轰炸。无法有效分析、理解、沟通、决策。
建议改进的步骤：社交平台就仅仅是通知。要处理的事项，统统透过指定的网页处理掉。当然，一些简单的，如问卷还是什么的，当然可以直接通过手机处理掉。
这个转变，让老师们知道：东西都在，只是处理的方法有不同而已。更重要的是，老师们不需要在手机上滚上滚下寻找信息到底是什么时候发送的。
状况3：处理老师们的教学视察记录。一般的方法是每次的视察，就使用一次的表格。
建议改进的步骤：将老师们的教学视察表格，整合成为1年2到3次的视察表格，全部的视察工作就在同样的表格完成，一方面看见老师的进度还是缺失。另外一方面可以方便处理老师的SKPMG2 Std 4的工作处理。(任何层次的领导都好，我们是想办法协助老师们做得更好。记得：没有人是完美的，包括自己。)
状况4：学校放假通知。通常都是透过社交平台的信息，或纸本的通告传递。
建议改进的步骤：采用更好的，可以预设的平台处理信息的传递。目前建议的有：1，telegram，2, 部落格。这两个平台都可以预先设定学校全部的放假通知。定期发送给群组或网页内，方便任何人的浏览。一方面提供了负责老师提前完成的满足感，一方面也提供了保存信息方便日后参考的功能，还有就是提供了方便浏览者自行留意学校最新消息的方便啦。（脸书或IG呢，就还不了解是否有预设发放的功能）
状况5：学校的时间表。在社交平台或网页尚未普及的情况下，学生通常将书本都带来学校，然后抄写时间表。之后才开始正式上课的。
建议改进的步骤：完成编排时间表后，直接将时间表透过各种平台传递到孩子们的手中即可。
状况6：校内填写PBD档案的问题。不同年级或班级在指定的电脑中输入学生的PBD资料。这样的做法，却导致了学校电脑不足，或老师们需要牺牲下班后的时间在抢电脑。
建议改进的步骤：有两个改进的方法：方法1，将档案上载到云端并完成网页的架构以及档案的共享。方法2：将那些电脑完成内部网域的处理设置，共享档案后，老师们即可在任何一部电脑都可以处理不同年级或班级的电脑。但档案的位置却保持不变。
状况7：校内不同的老师使用云端档案后，完全不知道谁在哪里做了些什么。行政因此将档案分割成为支离破碎的部分，让科任或班主任处理，然后进行整合。这样的工作，实在劳财伤民，严重影响大家的工作时间。
建议改进的步骤：在云端的共享档案中，设立好文档记录更动的功能，并提供直接电邮的记录存档即可看见。（要知道怎样设立，请接洽ICT老师或上网搜索即可，记得，帮忙老师们就是帮忙自己。）
状况8：老师们厌倦了现有的工作分配。
建议改进的步骤：大刀阔斧，直接调整工作。给老师们的改变来个脑力激荡。当然，在安排好后，记得和老师们见面，告知要处理的事项与方法才好逐步执行。切勿盲目听信小人进言影响了整个团队。
状况9：老师需要处理学生的BMI计算。
建议改进的步骤：将表格设定好，之后将资料输入，自动显示在表格中。可以存档，可以搜索，可以打印。如果在输入体高体重的资料，可以顺带完成SEGAK的工作，那就更好了。（善用学校的电脑公司技术人员啊，不然要电脑公司咨询有什么作用啊？）
状况10：班主任总是需要处理学生的体高和体重的资料。但体育教师其实手中已经有学生的资料了。
建议改进的步骤：与其让班主任继续处理的话，不如修改系统的设限，请体育老师直接完成填写即可。（班主任或许会拍手叫好，但愿不会变成全部班主任教体育就好。哈哈）
状况11：每个月需要填写外出的路程索偿。
建议改进的步骤：预备好档案在云端。完成这个月的路程索偿后，待下次需要的时候，找出档案，然后可以继续。这个是需要一些简单的培训即可。
状况12：大家面对电邮轰炸。没完没了的电邮通知，要处理起来也很不容易。
建议改进的步骤：指导、培训大家透过标签和文件处理电邮即可。当然也培训老师们搜索电邮的功能。（别好像某些人，一句忙就了事，把其他人想像成很空闲那样）
状况13：实习老师总是希望可以获得老师们的名单。
建议改进的步骤：准备一份可以随时更新和浏览的教师名单。一来彻底解决实习老师的需要，二来解决每一个需要使用教师名单的需要，三来提供了教师名单的保存功能，最后也提供了随时方便修改的便利。名单放哪里？找出最适合各校的平台吧！
状况14：难以协调老师们的外出或记录编排。
建议改进的步骤：使用谷歌日程，将老师外出的记录确切记录在日程中。协调的工作将轻易许多。老师们也不会太辛苦。教育部要的资料，毕竟都输入在EOPERASI了，只是若不登入就看不见，加上...有时候那网页会跨的....而且最近不是被骇客看上了吗？（要是一味依赖办公室的白板....那也....无言了）
状况15：需要记录特别课室的使用。采用纸本真的很头痛。
建议改进的步骤：将纸本的资料，改变使用电子表格，但透过二维码显示，方便使用老师扫描，输入和提交。（表格设计要简化统一，一份表格，适用于不同的特别课室，这样一来数据就一目了然了）。至于有时候需要知道使用频率的需要，另外准备方便阅览的使用记录方便检查即可。（切记：这可不代表学校领导层不必巡视校园哦）
状况16：学校活动需要收集照片以便整理活动报告。
建议改进的步骤：动员全部或指定的科任/ waktu semasa的老师，直接在班上或活动地点拍摄即可提交在学校群组中备用。这个改变，解决了活动照的采集、学校社交媒体的需要、以及日后学校活动宣传的需要。若不创造参与感，建立互信互爱的平台使用生态，需要使用社交平台吗？（考虑采用Google Site取代学校传单吧，简单方便，还可让多人共同经营）。
状况17：学校班级的电脑无线网络覆盖不好，难以衔接到学校的网络。
建议改进的步骤：确认自己的数据足够使用的话，将班级的电脑转换成为与自己手机热点的衔接，每次自动衔接。如果数据不够或太计较的话，那另当别论（要明白，毕竟不是每一个人的数据配套一样的）。当然，最好就是扩大学校网络覆盖范围啦。
状况18：需要记录学生或教师的外面成就。
建议改进的步骤：将需要记录的资料，转换成为电子表格。直接在网页中提供链接，或提供方便扫描的二维码，让需要的人直接点击输入完成即可。一来大大简化要收集的资料，而来鼓励大家积极参加活动。当然别胡乱填写啦。
状况19：学校的投诉箱。
建议改进的步骤：采用电子投诉信箱。将二维码或链接植入在网页或张贴在显眼处即可。在某种程度上，也可以大大减低了无谓的投诉信息。但切记，这不是取代或逃避与人接触的理由。（谷歌表格可以设置，有人投诉的话，电邮提醒通知即可）
状况20：科学学生无法想象太阳系或地球自传或公转的情景。
建议改进的步骤：在课室中，安装太阳系模拟软件。上课时候就播放出来，让孩子们亲眼看见。（暂时关门关灯关上窗帘效果更好）
状况21：在外完成会议后，要处理的Minit Curai，不是电邮上来，就是打印出来然后才签名提交上来。要跟进也复杂，要打印也麻烦。
建议改进的步骤：准备好会议摘要后，检查无误，电邮学校电邮。书记或助理打印，回去学校签名然后minit存档即可。
状况22：员工之间互相投诉偷懒还是缺席的状况。
建议改进的步骤：突击检查。路上经过，还是周末时期，忽然回去看看即可引起员工之间的警惕互相提醒。当然，要量力而为。千万别唯恐天下不乱，不然员工因此以为某人针对某人报告上级，大打出手的话，难以收拾。
状况23：每每想到各类资料都要准备各种图表，graph，并张贴在指定课室中，心中有点痛（墨汁不便宜，工作不容易，而且数据会改变或过时，也需要更新处理，还没有提及更换负责人的问题呢）
建议改进的步骤：透过云端准备图表。将图表的链接转换成二维码，然后将二维码张贴在学校指定课室中。一劳永逸解决不断打印，不断张贴，没完没了的工作。远端档案要转换负责人，不会很难的啦。必要的话，（好像大型学校）在图表下注明负责老师，处理起来会方便很多。
状况24：计算学生的出席率，特别是学校使用外面电脑公司的成绩册系统，需要计算学生的出席率的话。
建议改进的步骤：不必逐个点算。请电脑公司设定一个直接可以输入全校学生应该出席的天数，然后在APDM最后一个统计的月份直接找出缺席的天数，相减后既是。某公司的设计，编者特别喜欢。简单、直接了当，最重要实用。
小小的分享。希望让大家，无论你是班主任、科任老师、还是副校长、甚至是校长，都可以一步步改进处理事情的步骤。简化、优化、整合各种需要处理的事情。让老师们可以专心、好好的上课教书。
下一堂课，我们学习电邮标签，嘻嘻嘻。
