预设发送文件、工作指示

预设发送文件、工作指示，是管理层必须要掌握的一个技能。姑且别讨论所使用的平台，但拥有这些功能的平台，肯定会获得管理层的垂青。

下面，和大家分享使用Telegram这个APP，预设发送PBPPP文件、工作指示的实际操作方式。

首先，要确认学校有使用TELEGRAM群组。善用TELEGRAM里面的预设信息功能，将可以大大节省很多时间。

其次，确认你个人电邮拥有全部老师的电邮联系。

其三，就是确认你要发送的信息内容，链接文件档案等东西了。

怎么做？

1. 在TELEGRAM里面，将PBPPP的工作说明，例如第一次的自我评估 Borang Instrumen / Penskoran的信息写好。然后将表格的链接也一并植入在内。在TELEGRAM里面预设发放的日期和时间。
2. 在个人工作电邮里面，设置和TELEGRAM一模一样的信息，然后在电邮里，使用SCHEDULE SEND的功能，与TELEGRAM的发放日期和时间要尽量相同。

来到这里，可能有人会问：怎么需要那么复杂的操作呢？

原因很简单：记录与证明。

第一，我们不能做到每时每刻都在电脑面前处理或阅读手机的信息，所以这样就可以善用我们的时间，在我们可以安排工作的时候，先将需要完成的工作都拍好期限。

第二，这样可以完成我们所谓的记录工作。也就是说，电邮和TELEGRAM发送的时间和日期，都是证明我们已经通知该项工作的消息证明。万万别让一些别有居心的人说，哦，如何证明我们曾提醒老师们需要完成这些工作。那些小人，还是避而远之。

但，各位，切记。这不是说，全部信息都要这样处理。人性化处理，千万别一大早就将4、50个信息都纳入在TELEGRAM或电邮里面，看见的人都会吓一跳啦。对不对？

这预期发送的功能，主要是解决，我们时间不够用，然后也主要解决记录证明通知，以及解决提前让老师们知道的功能，千万别以为最后一分钟发放，事情就会圆满解决。没有任何人会喜欢临时紧张完成工作的感觉。

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学校官方电邮-谷歌办公空间

学校官方电邮，将于2022年1月25日开始，由之前的ICEWARP 2.0转换至谷歌办公空间，俗称Google Work Space (GWS)，算是进入谷歌办公生态的一个起点。

        那么，身为学校管理人之一，我们可以如何善用这个转变，让这个转变为我们带来不一样的便利和提升呢？（切记，这个不是压缩大家工作时间，切勿以为有了电邮，就可以马上直接处理各种工作或缩短大家需要完成工作的时间）

        这里就给大家来分享一些善用这个转变的方法与技巧：

1. 首先，在个人电脑，手提电脑，以及个人手机里，加上学校官方电邮的登入ID以及密码。确认该部器材是被核实，不必每次登入都核实的即可。
2. 其次，就是收集全校教职员，特别是老师们的谷歌课室电邮直接导入学校新的官方电邮中备用。这个导入工作，将可以大大简化日后的电邮处理工作。书记仅需输入老师名字开头即可看见老师电邮。
3. 建立电邮处理的标签。例如：已经传送Telah diedar/dihantar，已经处理 Telah Diproses，不关 Tidak Berkaitan等标签。
4. 标签的处理，亦可以加上职位关联的标签，如PGB, PK1, PKHEM, PKKK, PT等 职位标签。这些标签将可以简化整理电邮信箱的工作。
5. 建立或嵌入工作日程。建立需要的工作日程或将已有的日程，嵌入官方电邮的日程中。
6. 指导书记或负责的老师使用这新的官方电邮以及功能。这方面的培训，将可以简化和优化各种日后的工作。一些功能的培训，特别是定时电邮之类的工作，附录等功能呢，一定要在短期内完成。
7. 善用这个户口提供的云端储存。适当的将各种非机密的文件上载到云端去。最重要就是将文件整齐归类并加以善用。

为什么需要在不同的器材中，加上学校官方电邮的账号呢？原因很简单，就是让学校在书记请假时候，或校长请假了都可以继续在手机，主机或手提电脑的界面里继续完成各种工作。

        上面论述的，就是所谓的无缝衔接。一方面，电子作业/工作方式已是大势所趋，无论喜欢与否，都需要抬起头，迎接它。与其一味逃避，不如站稳脚步，掌握需要掌握的技能吧。加油。上帝爱你。

        值得留意的就是：手机版本的电邮APP目前是未能将邮件，透过电邮群组的功能发送出去。还真的希望手机版的电邮APP可以有这方面的提升，对我们带来更大的效果。

霹雳九洞华小部落格

今天有幸浏览霹雳九洞华小部落格页面，实在感到欣慰，欢迎点击浏览霹雳九洞华小部落格页面。

什么叫做预设发放？

        预设发放，俗称scheduled post是网络平台里的一个功能。通用的平台，有部落格，谷歌课室，谷歌电邮以及Telegram。

         只要将设定的信息，在这些平台里，确认要发放的日期和时间，即可让平台，在指定的日期和时间自动发放。

        一般的教育工作者或许会觉得，这样的东西究竟有什么用途呢？我们来看看实际的操作举例：

1. 将同学们的生日名单，依据月份，设定好在每个月指定的日期，透过平台发放。为冰冷的平台，营造一些人性的温度。
2. 将每星期、每个月、每年指定的信息，透过设定好的期限发放。
3. 将一整年的学校假期，公共假期的信息，设定发放通知。
4. 提醒自己更换更新驾照、摊还贷款的消息都可以设计好。

           试想像，当人越来越忙碌的时候，要处理的事情越来越多的时候，预先设定是唯一的选择。当然，悲观的人或许会觉得，干嘛要这样多做。但你无须成为一个悲观的人。

        当老师已经可以有能力编排好课业的时候，就可以将各种课业的要求，设定在系统内，时间到了，自动发放出去。孩子们看见了，直接可以完成并提交上来。在很大的程度上，是不是也释放了老师们这方面的压力呢？

        一些比较自以为是的行政，总是在刁难老师，说什么老师们应该要有计划云云，但这些设定通知的记录，就是显示老师们有计划最有力的证明和记录，根本假不了。然而，这并不代表没有预先设定的老师就是不擅于安排或计划的老师哦。

        我们无法想像一个教育工作在一天的工作上，会面对各种各样的挑战，每次都需要教育局工作做决定的情况下，总有累垮的一天。但愿小小的分享，能让焦虑的人，将需要处理的事情一天天安排好，这样就可以踏踏实实的把事情逐步完成了。共勉。

上帝爱你也爱我。

建议父母带孩子进行健康检查信函样本

有时候，学校会有一些有特殊需求的孩子，但遇上要求父母携带子女前去进行健康检查的时候，难免会遇见一些文书上的麻烦。这里就和大家分享一份建议子女前去检查健康的文书样本。

点击链接即开启检查健康文书样本。点击File > Download > Make a Copy

感激陈副校长的无私分享。

办公室的文具存库处理统计

每一所学校都有保存办公室、学校文具的储存和提取。这记录，不仅仅是为了确保没有滥用或提取文具的现象，也为了确保学校的文具存库水平保持在足以应付学校运作的程度内。（很多人想像不到学校的运作究竟需要多少文具，真的）

        但，每每要统计记录，或搜索资料整理的时候，就遇见一些很奇怪的事情了。负责的员工，就要拿着整本东西，然后逐页翻查、记录、报告。要是遇见学校文具提取储存频密的话，更换记录簿的话，也似乎没完没了。

于是，笔者想到，何不通过一些小小的提升，仅需通过扫描二维码，即可让负责人将储存数量记录，也方便记录提取数量呢？但仅仅记录，是不足够的，是可以考虑在输入的资料后，加上一些分析的功能在内。

实际操作举例：

1. 校方设计好表格，表格记录应该尽量增加到未来至少5年，每一种订购的文具的储存和提取数量都可以使用的情况。（笔者目前是设计了20104行，计算方式为：如果只是一种文具的出入记录，可以使用20104次。如果记录2种文具的话，就每种文具可以使用10052次，如果记录3种文具的话，就每一种文具可以使用6701次....以此类推）
2. 员工扫描二维码，记录文具储存数量。提交表格。
3. 表格记录了储存数量。员工的电邮得到一份输入副本
4. 有老师需要提取，员工准备文具，要求老师扫描，输入提取数量。老师提交。老师电邮得到一份副本。
5. 资料被记录下来，行政处通过共享的链接，可以根据输入的资料(Google Sheet)里面，看见员工和老师输入的资料，也可根据文具的种类进行筛选和分析（这里就是方程式发挥功能的时候了）
6. 行政处输入文具的种类（这个文具的种类，就依据表格的种类，不能让老师或员工随便输入的，必须是设定的）筛选后，马上显示该文具的储存数量，提取数量，以及存库数量。
7. 行政处即可安排订购或添加。

如此一来，有什么改变呢？

1. 负责的员工就是专门处理储存和提取的工作。
2. 不必翻阅记录簿了
3. 提取的当事人必须自己提交，对自己负责。也避免他人滥用。电邮是基本的参考资料。（应该没有人会那么勤劳借用他人电邮吧？）
4. 统计的工作全部自动化处理了。
5. 行政将这资料的链接置入日程还是什么的，定时检查即可。（手机版的未能使用筛选Filter全部功能）当然，行政也可以透过二维码在办公室内摆设，方便任何人检查文具存库水平，做到透明作业方式。
6. 文具种类增加的话，在表格里编辑，增加文具种类即可。
7. 要是使用次数增加了，表格可以随时依据添加的行Rows进行修改。在SHEET下面，添加1万个ROWS也不会很难。之后就在分析的页面稍微修改方程式即可。

总的来说，采用这方法来记录，或多或少，可以简化一些办公室管理的工作。也简化行政在跟进文具存库的管理。

需要的工具：

1. 智能电话：必须要有数据或网络，不然怎样扫描二维码呢？
2. 谷歌表格一份：记录输入的储存或提取资料。
3. 谷歌SHEET：会随同表格配送过来，加上方程式，就马上可以应用了。
4. 负责人：通常是学校ICT或GDM或校长的啦。

来到这里，要是有兴趣动手的话，请依据步骤处理即可。

1. 准备一份谷歌表格。表格上，设计为：收取电邮，填写者肯定获取一份副本。任何电邮都可以。（无需限制啦）
2. 表格里当然要加上老师和职员的名称啦。这个可以DROP AND CLICK。
3. 表格里加上各种文具种类。也是DROP AND CLICK，这样就清楚知道储存和提取的文具，要分析起来和清清楚楚了。
4. 在谷歌表格SHEET里面，加上一份NOTIFIED BY EMAIL WHEN THERE'S A RESPONSE即可。这样就知道谁提交什么上来了。方便跟进嘛。
5. 在GOOGLE SHEET里面，首页是表格提交上来的资料，不必理会。在SHEET里，增加一页，然后设计好要分析的资料。使用的方程式是SUM IF.
6. 个人建议：储存文具数量是一道试题。提取文具数量是一道试题。这样表格就会分开两个COLUMN进行记录。统计或分析起来的话就轻便许多。

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Pembelajaran Terbeza-Pelaksanaanya dalam PdP

Pembelajaran terbeza bukanlah sesuatu yang asing buat pendidik semua. Cuma, kita masih berusaha untuk mendapatkan kaedah pelaksanaan yang lebih berkesan dalam kelas. Teori dan amalan memang berbeza, bukan? 

    Perkongsian berikut disediakan dari perspektif guru. Masalah dan perspektif murid dan teknikal akan kita bincangkan kemudian. Perkongsian berikut dimulakan dengan 1 orang guru, 1 mata pelajaran tetapi mungkin untuk beberapa kelas yang diajar oleh guru yang sama. 

Langkah 1，Guru kenal pasti kod warna yang perlu diguna untuk setiap golongan murid：

• Golognan TP1 dan TP2 gunakan warna A
• Golongan TP3 dan TP4 gunakan warna B 
• Golongan TP5 dan TP6 gunakan warna C 

Dengan ini, guru tersebut boleh gunakan kod warna yang sama untuk golongan murid tanpa mengira berapa kelas yang diajarnya. Kaedah untuk sediakan warna mengikut TP murid boleh dibuat samada melalui MS EXCEL atau Google Sheet dengan atau tanpa formatting. Tapi ini bukan topik perbincangan hari ini. 

Langkah 2，Guru sediakan nama murid atas kertas warna ikut kod warna golongan TP murid. Ini perlu diedar kepada murid untuk dipaparkan di meja murid. 

Langkah 3，Semasa guru sediakan latihan (yang terbeza dari segi isi kandungan, arahan kerja dan sebagainya), sediakan latihan atas kertas warna ikut kod warna yang telah ditetapkan. Ianya bukan sahaja memudahkan urusan edaran, malah ia juga mudahkan urusan penilaian / semakan oleh guru nanti. 

Secara amnya, kaedah ini sesuai untuk semua mata pelajaran, kecuali: Pendidikan Seni Visual, Pendidikan Jasmani dan RBT. 

Faedah kaedah ini：

• Kebolehlaksanaan. Tanpa mengira bilangan murid, bilangan kelas yang diajar, ia boleh dilaksanakan. 
• Memudahkan semakan dan penilaian oleh guru kemudian. Guru yang sediakan latihan mestilah jelas akan tahap kesukaran yang disediakan. 
• Dengan SOP sedia ada, perbincangan kumpulan mungkin tidak boleh dijalankan, maka kaedah ini memudahkan edaran samada oleh guru atau murid yang membantu. Edar ikut kod warna sahaja, mudah bukan?

Kini, mari kita telitikan masalah yang mungkin tertimbul dari kaedah ini. 

        Cadangan atas adalah dari perspektif guru semata-mata. Namun, dari perspektif murid, seseorang murid mungkin perlu hadiri lebih kurang 10 hingga 12 mata pelajaran. Dengan Pendidikan Seni Visual, RBT dan Pendidikan Jasmani dikecualikan, maka seseorang murid itu masih perlu uruskan kod warna yang berbeza kerana mungkin diajar oleh guru mata pelajaran yang berbeza. Bayangkan tekanan emosi murid itu jika gurunya garang dan kurang mesra dengan murid. Maka, sebagai pendidik, kita juga perlu ikhtiarkan kaedah untuk atasi masalah yang berlaku ini.

        Bagaimana pula jika murid tersebut terlupa untuk membawakan namanya yang tercetak atas kertas warna itu (Langkah 1)? Ia mungkin menjejaskan kelicinan edaran latihan pada sesi PdP tersebut. 

        Bagi atas masalah ini, hubungan akrab antara pendidikan dan murid amat diperlukan. Pendidik juga boleh sediakan senarai nama murid ikut kod warna dalam kelas. Paparkan senarai nama murid dalam sudut mata pelajaran dengan kumpulan kod warna. 

Ingat, tiada solusi yang sempurna dari semua segi. Tetapi setiap usaha percubaan boleh diterokai dan diuji dengan berhati-hati. Kita buat habis baik. 

Sekian, dikongsi.