云端硬盘搜索--外来篇

        近日，发现不少奇怪的现象：总是有其他学校，其他老师透过谷歌硬盘搜索，向编者索取各种档案的允许。在某种程度上，这是说明老师们都很努力在搜索各种可以简化自己工作的资料或档案，但在另外一个程度来看，老师们都需要更多的资源=很多学校未能提供足够的资源满足老师们在工作上的需要。

        然而，因为编者学校学生以及老师资料在有关档案内，所以编者是不可以和那些老师共享档案的。

        举例，曾有老师想编者提出共享在线PBD的档案。这些档案，由于有学生个人MyKid编号而不可以随意分享。另外，也有老师提出分享毕业证书资料输入档案，同样因为有孩子个人资料而不可以随意分享。

        所以，编者通常会直接电邮有关老师，说明情况，然后提供一份没有任何资料的，空白的档案副本让有关老师去摸索。

        老实说，一方面会觉得欣慰，因为老师们都在努力着。一方面也觉得悲哀，因为这么多年来，老师们还是需要很多支援，而很多学校因为支援有限的关系，没有办法处理到老师们的需要，老师们没有选择只好上网搜索需要的支援。

        编者认为，只要还可以，还有能力，还有时间，就会愿意继续和老师们，无论在云端上，还是实体中，会面，共享，继续学习和成长。

        共享。

更换学校电脑主机的系统

        一般上，学校电脑主机，总是会遇见一个很有趣的问题：升级还是不升级？

要是升级的话，以安装正版运作系统OS和软件Software的话，加上适当的硬体费用，你会知道，一般上都是需要一笔不小的费用的。

        一方面，旧电脑要丢弃也麻烦，要提升或许又不足以运作新的系统，加上没有多少学校有足够的资金去维持长远的提升计划，一方面也要有足够的老师去看管这些升级和改变的。今天，编者在此就和大家分享一个更实际的做法，而且几乎是免费的做法。

        现在的学校，大部分都有互联网了。但，单靠互联网也不能完成需要完成的工作，因为还是解决不到主机的问题。有的文件，毕竟仍然需要打印的。

        所以，在此向大家推荐：Zorin OS。为了解答大家的疑问，我们先解答几个疑问：

1. 这个是什么东西？Zorin是运作系统。和视窗一样，是一种开放源码的运作系统。
2. 这个运作系统，需要收费吗？不必。永远免费。
3. 这个运作系统，需要的硬件，主机的要求如何？点击这里浏览Zorin的系统硬件要求，你会觉得非常惊讶。
4. 这个运作系统，有什么弱点？如果硬要说这系统的弱点，我觉得只有一个：未能完美处理中文输入法。(点击这里浏览安装视频)
5. 这个系统，有什么有点？免费，可以提升，对硬件要求低，非常容易使用。
6. 那么对于那些办公软件，如微软办公软件，要如何处理？建议使用云端办公软件，如谷歌文件处理需要处理的文件即可。虽然系统本身是有替代的软件如Libre Office或其他软件可以取代微软办公软件。
7. 哪些主机或电脑适用？特别是学校的NETBOOK，反正到现在都没有保加的了。

有兴趣想尝试的，欢迎点击这里了解详情

实际做法：

1. 先在一部电脑上测试。在老师知道不能输入中文的情况下，让老师使用该部电脑。询问体会如何。

2. 多让几位老师使用，收集回馈。

3. 安装在电脑中，当做是第二个运作系统备用，让老师们有多一个选择。（当老师们使用后，多半会重新启动然后点点选更快的运作系统的了）

毕业证书

好久好久都不曾整理毕业证书这回事了。但近日，由于某人奇怪的决定（竟然决定不够买打字机让书记整理打字），所以想起了这个奇怪的想法：

好不好将毕业证书的格式，从就有的格式中，跳出来？

问题1：

为何非要使用旧有的格式？

问题2：

为何非要使用手写或打字机来处理这些毕业证书呢？ 都什么年代了，还停留在手写和打字机？为什么就不使用电脑直接处理掉？

为什么这样问？

原因很简单：与时并进。

旧有的毕业证书，一来格式排版奇怪繁杂，二来多依赖打字机处理。速度慢，人为错误几率高，要是需要修改的话，少一点耐心都不行。（试试在没有冷气或风扇的情况下，处理一个学生旧式毕业证书的32个空白处-16个是左边的证书票根，16个是毕业证书的页面）

要是没有任何条例阻止的话，个人建议这样执行会更好：

1. 建立一个在线或下线的数据库（基本上，资料都是从APDM或学号编号记录簿册提取过来的）
2. 这份档案，可以直接让班主任班主任拷贝APDM后粘贴填写。
3. 更好的是，可以展示给孩子们看（看，不是下载，也不能修改啊，可以在设置中做好的，当然是采用谷歌课室的户口）
4. 确认无误后，才直接将资料与文件结合（使用mail merge技巧啦）
5. 打印出来的话，要是采用A4格式的页面，漂亮，整齐，方便保存，也方便影印，更是可以PDF处理。

        至于毕业证书的纸质方面，设计方面，可以由校方和承印公司商谈处理。甚至可以让董家协来决定都不是问题。这方面，也减轻了校方的负担，也让在家协里面的家长代表可以参与决策。不是坏事啊，要每年更换新的设计的话，也没有什么大问题。

缘起：

毕业证书的奇怪问题，已经缠绕个人许久了。我们一个个来探讨。

1， 毕业证书的格式不大不小。要打字也是挑战，要写字的话，更是挑战。

2，毕业证书的排版非常奇怪。既不是公认的，也不是规定要这样的。

3，无论使用电脑打印还是打字机，只要排版页面奇怪，效果就是奇怪。

4，很多学校逐步淘汰打字机了。那为何还停留在打字机呢？

5，即便使用电脑排版打字的话，也可能因为电脑和软件格式不同而跑位。

无论如何， 若有兴趣改变的话，记得，好好去尝试改变：

1，建立学生毕业证书需要的资料库/worksheet。

2，设计好学生毕业证书的格式Word。

3，将决定好要的排版页面设计好，然后直接打印出来。

        格局要看远一点，眼光要前瞻一点。别因为眼前的书记准备好档案，逐个输入逐个打印就满足了。

要做到：

可以让老师们在任何地点都可以输入的地步。

要可以看见老师们进度的地步。

要可以下载和衔接的地步。

衔接的技巧：邮件结合 Mail Merge

使用Libre Office处理Mail Merge的步骤

使用微软Word处理Mail Merge的步骤

使用WPS处理Mail Merge的步骤

要是可以直接网络打印的话，就更好！

有没有办法将学生的资料，在存底那边，是通过二维码显示直接粘贴的地步？有！做到了。步骤如下：

1. 点击任何编制二维码网页。编者尤其喜欢这个二维码编制网页
2. 在FREE TEXT中粘贴或输入毕业生的资料
3. 将二维码储存下来，记得要正确命名。
4. 处理二维码大小尺寸然后打印出来，粘贴在毕业证书里面即可。

解答：

要是二维码淡化了，怎么办？一些简单的资料，可以手写在里面备用啦。

要是二维码脱落了怎么办？别这样问好吗？太灰了。

我承认，我不一样。

我承认，不是每一个人都可以看见我看见的。

但我也承认，我也不能看见你所看见的。

合作吧。

合作后，

你就看见我看见的，我就看见你所看见的。

共勉。

让我们创造一些双赢的小活动

情景案例：

学生刚好在农历新年期间。

课本也即将回收。

孩子们也即将毕业，几乎都无心上课了。

但也在苦恼着如何增加一点毕业生献金。

这里，编者和大家分享一个小小的增值和做法：

需要材料：

1. 一份依据班级学生人数的问卷试题
2. 班级名单，划分两个部分：红包编号，作答结果备用。
3. 依据班级人数的农历新年的小试题，在线问卷是很好的，但学生不能个别作答。必须是全班进行，但个人作答的方式。

步骤：

1. 老师准备新年试题和小红包（数额的计算，可以点击这里参考样本）
2. 电脑抽签学生名字
3. 学生选红包号码
4. 记录学生红包号码
5. 学生个人回答试题，如果答对，记录在名单上。问答活动结束后依据红包号码拿红包，错的没有红包。营造了一点竞争氛围，也不让孩子们在活动中专注红包而不是活动内容。
6. 问答结束，根据答对的名单准备派发红包。
7. 学生领取小红包之前，必须作决定：要直接捐献，还是领取。领取小红包后，可以捐献。但决定捐献的，就不可以领取小红包检查金额。
8. 任何缺席学生的奖金余款捐献成为毕业献金，

好处：

1. 可以重覆使用试题，每年稍微修改即可
2. 让每一个孩子都有机会，电脑抽签，简化过程。
3. 可以有效控制全班学生的专注，因为大家都没法拿到红包，也没法比较。
4. 可以让孩子们看见老师也愿意付出部分努力。
5. 学生可以说明想要的红包编号,培养学生做决定和冒险精神。
6. 或许可以让孩子们期待来上课。但视乎家长的意愿，毕竟疫情还是有点严峻。
7. 增加了毕业献金的金额，也让孩子们看见老师的用心。

额外做法/变化：

1. 发放消息，给家长或家协参与，这样可以增加奖金金额，亦可酌量控制奖金数量。
2. 让孩子出来按下电脑抽签，增进同学们之间的感情。

后记：

1. 避免使用谷歌问卷，因为谷歌问卷未能马上显示答案，建议使用其他即刻知道答案的平台处理。
2. 基于避免学生觉得红包是空的，那么就可以在学生面前，班上，透过投影仪或视像仪Visualizer让同学们看见，红包是没有编号，以及红包里面有钱额的。
3. 孩子们看见了，才随意重叠红包，然后才注上编号。
4. 一般上，年龄较大的孩子，会觉得不好玩（特别是拿不到的话），但无论如何，这个是小小游戏，不旨在拿红包而已。

怎样进一步缩短工作途径？

        要解决这个问题，就必须先了解，什么是工作途径，俗称working pathway。

        顾名思义，工作途径，就是在完成某一工作的时候，所需要采取的步骤与行动，直至可以完成工作的步骤或层次。

        只要有任何组织或管理员有能力了解工作途径，并进一步缩短工作途径的话，这样就可以大大减少完成工作所需的时间和精力。

        举例，一般上，我们将离线的工作档案，依据各种文件夹，储存在电脑里面。假设一份档案，储存在电脑主机的D硬盘里面的某事项的文件夹，然后依据年份来分开处理的话，那么这个工作的工作途径初步计算如下：My Computer > D Drive > selected folder > folder by years，这里就是大概4个步骤或者层次。

        与笔者一直以来坚持的，就是要尽量将工作和流程缩短并改进到云端的处理操作原理相同，我们必须尽量将需要完成的工作，除了尽量迁移到云端版本之外，就是也要想办法缩短每一项（在云端）的工作途径。

        一般上，我们是将文件储存在云端内，然后就将链接植入在网页中，当老师们点击档案链接开启文件，所启动的就是云端版本的档案。但因为个别老师所使用的档案不同，所以这样的设计，并不符合任何一些仅仅涉及个人运作处理的工作。

        举例：第一副校长每个月需要处理学校的整洁和保安服务的评估。若将这些文件，分开12个月份，然后逐个链接在网页内的话，这样就要处理12个月份的工作档案。这方面的改进关键在于：如何将整个年份的里面的档案，都通过一个链接直接开启处理？

        方法非常简单：就是从与其每个月的档案链接，就修改为整个云端文件夹的链接共享。换句话说，就是在点击网页的链接后，就可以直接开启整个云端的文件夹，直接处理里面的档案。这，就是改变以及knowing how的力量。

        以下分享一些可以这样做的工作，与大家共享：

1. 每年12个月的清洁服务评估档案。
2. 每年12个月的保安服务评估档案。（考虑让两者结合处理会更好）
3. 每年全校老师的SKPMG2的档案。（老师们个别点击个别链接，但管理员一个链接即可直接开启含有全校老师的档案）
4. 每年全校老师的PBPPP里面的borang keberhasilan档案。

小小的改变，带来的效应是庞大的。与大家共享，改变由你我开始。

PlusMiles系统资料更新

Pengemaskinian Maklumat Kenderaan/RFID/Touch N Go melalui PlusMiles PlusMiles系统资料更新

Kepada semua 

Pengguna kad Touch N Go，RFID Kenderaan 有使用Touch N Go 卡，或在车子使用RFID的朋友们请留意了:

        Sila klik pada https://plusmiles.com.my/login , kemudian ikuti langkah terkandung untuk mengemaskinikan maklumat kad, RFID dan kenderaan. 记得点击 https://plusmiles.com.my/login 然后完成里面的资料更新。 

        Tujuan pengemaskinian ini adalah melengkapkan rekod kad Touch N Go dan terutamanya memudahkan urusan cetakan transaksi penggunaan lebuhraya. Langkah ini penting kepada mereka yang layak untuk tuntut elaun perjalanan. 一方面是更完善的记录您的Touch N Go卡，一方面是方便您打印路程或使用RFID的记录，特别是要Claim路程的人士。

Maklumat yang perlu disediakan 需要准备的资料：

1. Emel Peribadi 个人电邮 （Kata laluan sementara disampaikan melalui emel peribadi sahaja 新的密码，更新都是通过你的电邮处理的）
2. Sediakan kata laluan baharu yang akan diguna 准备登入后要更换的，新的个人密码
3. Nombor siri Kad Touch N Go 卡的号码
4. Model, tahun buatan kereta. Nombor plat kereta 车子款式、车牌号码
5. 车子的出厂年份（Untuk pendaftaran RFID 注册RFID或交通工具用途）

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预设发送文件、工作指示

预设发送文件、工作指示，是管理层必须要掌握的一个技能。姑且别讨论所使用的平台，但拥有这些功能的平台，肯定会获得管理层的垂青。

下面，和大家分享使用Telegram这个APP，预设发送PBPPP文件、工作指示的实际操作方式。

首先，要确认学校有使用TELEGRAM群组。善用TELEGRAM里面的预设信息功能，将可以大大节省很多时间。

其次，确认你个人电邮拥有全部老师的电邮联系。

其三，就是确认你要发送的信息内容，链接文件档案等东西了。

怎么做？

1. 在TELEGRAM里面，将PBPPP的工作说明，例如第一次的自我评估 Borang Instrumen / Penskoran的信息写好。然后将表格的链接也一并植入在内。在TELEGRAM里面预设发放的日期和时间。
2. 在个人工作电邮里面，设置和TELEGRAM一模一样的信息，然后在电邮里，使用SCHEDULE SEND的功能，与TELEGRAM的发放日期和时间要尽量相同。

来到这里，可能有人会问：怎么需要那么复杂的操作呢？

原因很简单：记录与证明。

第一，我们不能做到每时每刻都在电脑面前处理或阅读手机的信息，所以这样就可以善用我们的时间，在我们可以安排工作的时候，先将需要完成的工作都拍好期限。

第二，这样可以完成我们所谓的记录工作。也就是说，电邮和TELEGRAM发送的时间和日期，都是证明我们已经通知该项工作的消息证明。万万别让一些别有居心的人说，哦，如何证明我们曾提醒老师们需要完成这些工作。那些小人，还是避而远之。

但，各位，切记。这不是说，全部信息都要这样处理。人性化处理，千万别一大早就将4、50个信息都纳入在TELEGRAM或电邮里面，看见的人都会吓一跳啦。对不对？

这预期发送的功能，主要是解决，我们时间不够用，然后也主要解决记录证明通知，以及解决提前让老师们知道的功能，千万别以为最后一分钟发放，事情就会圆满解决。没有任何人会喜欢临时紧张完成工作的感觉。

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