怎样制作有效的清洁与保安报告？

学校每月需要完成保安和清洁公司的服务报告。那么，与其每个月开启电脑或档案，更新服务状态后，打印出来，有没有更好、更有效的工作流程呢？

        相信我，是有的。下面和大家分享一些小步骤，看起来很多工，但完成第一次的设置，以后就很轻松了。

如果使用部落格：

1. 在部落格开启一个页面，这个页面是准备置入清洁和保安服务评估的Google Drive链接。
2. 在Google Drive开启一个文件夹，这个是收取和处理各年份的清洁和保安服务的文件夹。
3. 依据年份准备文件夹，然后上传第一份的评估文件在文件夹里备用。
4. 将文件夹共享设置为只有自己的个人和谷歌课室电邮开启即可。
5. 将文件夹共享链接拷贝和透过超文本Hypertext链接植入在部落格中。（超文本链接就是，字面上看见Penilaian Prestasi Perkhidmatan, 但点击下去其实会开启Google Drive的功能）
6. 在自己的日程中，每月的月终或月初，加上事项提醒：清洁和保安服务评估，设置为每月提醒，加上部落格或Google Drive的链接在里面即可。
7. 日后只需透过部落格即可直接处理了。
8. 处理好后，将文件下载为PDF，之后透过电邮传送学校官方电邮。
9. 学校书记打印，准备签名和提交程序。

如果使用Google Sheet / Switchboard管理概念：

1. 开启一个Google Sheet档案。
2. 在Google Drive开启一个文件夹，这个是收取和处理各年份的清洁和保安服务的文件夹。
3. 依据年份准备文件夹，然后上传第一份的评估文件在文件夹里备用。
4. 将文件夹共享设置为只有自己的个人和谷歌课室电邮开启即可。
5. 将评估文件复制成为每个月的评估表格。
6. 将每月的评估表格的超文本链接，植入在Google Sheet中即可。
7. 在自己的日程中，每月的月终或月初，加上事项提醒：清洁和保安服务评估，设置为每月提醒，加上Google Sheet的链接即可。
8. 日后只需透过日程即可直接处理了。（电脑开启日程也是可以的）
9. 处理好后，将文件下载为PDF，之后透过电邮传送学校官方电邮。
10. 学校书记打印，准备签名和提交程序。

问：为什么这样做？

答：这样做的好处比传统的处理方式更多。

问：这个工作流程有什么好处呢？

答：让我们看看这样的流程有什么好处：

1. 自己每月不会遗漏。
2. 每月电邮有副本。
3. 每月学校电邮有副本。
4. 学校书记打印而不是自己打印。简化了一点自己的工作。（打印工作外包了）
5. 可以看见公司服务的表现进展。
6. 可以随时看见自己的工作。
7. 方便准备来年的工作。
8. 善用云端而不再是传统的pen drive或电脑档案而已。

小小分享。盼望可以祝福到有需要的人。

人类的头脑，不是用来记着这些每月都要处理的事项。人类的头脑，是用于创造性的解决生活上遇见的各种挑战和难题而已。还有就是要记得上帝和身边的人对自己的好。这才是生活的真谛。共享。上帝爱你也爱我。

Template Rekod Analisis Kehadiran Guru

Memandangan ada kawan yang mungkin perlukan template rekod analisis Kehadiran Guru, maka versi ringkas ini disediakan untuk diguna semua. 

Klik sini untuk buka dan make a copy untuk diguna sendiri/ kawan anda. 
Apa yang mudah sangat?

1. Fungsi kiraan kehadiran & ketidakhadiran individu setiap bulan disediakan.
2. Fungsi kiraan kehadiran & ketidakhadiran harian keseluruhan disediakan.
3. Penukaran hari dari tarikh secara automatik sebaik sahaja tarikh dimasukkan pada ruang kuning.
4. Boleh disediakan ikut bulan sahaja. (Tidak perlu pening bangunkan sistem yang sukar)
5. Petak tanda boleh dimasukkan melalui copy paste.
6. Versi atas talian boleh disediakan.
7. Penandaan cuma dibezakan dengan tick atau biar kosong sahaja.

Klik sini untuk akses. File > make a copy untuk terus dijadikan salinan sendiri. 

教职员出席记录分析

因为一些莫名其妙的要求，竟然要记录、统计和分析学校教职员（仅限学校教育部隶属的职员和老师而已），所以，我们看见很多副校长都在使用名单。

        使用名单不是错。但要统计分析起来，又是一轮工作。完全不必要的工作。但，目前在要求电脑提供的punch in punch out系统中做到分析的功能尚未成形之前，我们就透过Google Sheets来记录老师们，员工们的出席率吧。

        有兴趣的话，点击这里浏览或下载教职员出席记录分析档案。（不必电邮编者领取任何权限，直接save as，然后上载到自己的drive就可以啦。）

使用switchboard最大好处

在简化学校行政工作中，编者之前都鼓励透过网页或部落格作为传递的平台之一。任何信息的传递，可以透过社交平台传递，但任何文件或档案的传递，保留在网页或部落格里面，是比较恰当的做法。然而，老实说，并不是每一个行政人员有兴趣打理网页或部落格的，毕竟这些网页或部落格的管理，是额外的工作。

        所以，当编者在苦思有什么更好的办法的时候，感谢神，一个灵感就来了：使用switchboard这个概念就可以简化很多在布置上的工作。那么使用switchboard这个概念，有什么优势或好处呢？

        使用switchboard最大的优势就是：只是使用一份Google Sheets 或Google Docs就可以达到几乎和部落格完全一样的效果，但这还是其次，因为最大的好处就是：它可以在社交媒体中被定位（pinned），之后就可以持续在文件或档案中不断更新即可。

        这个巨大的改变，会让很多一直头疼要如何传递文件或档案的行政人员解决很多不必要的问题：如何设立网页/部落格，网页/部落格由谁管理，多久打理一次等等问题，都一并解决了。

        这个转变，肯定可以让每一个行政人员跳脱现有的限制，然后可以有更好的发挥。当然，在使用switchboard这个概念上，我个人是建议使用Google Sheets而不是使用谷歌文件。怎么说呢？让我们了解一下：

1. Sheets可以完成Docs中的分格子的工作而不必另外处理。
2. Sheets的格式和排版，可以直接依据需要而处理。Docs的话，却又有很多奇怪的限制，页面怎么编排都是一页而已，不是打直就是打横。不好像sheets那样，可以在右边或下面无限量增加需要的columns和rows。
3. Sheets有个统计和分析的功能，是Docs几乎完全做不到的功能。这个计算功能是可以方便管理员的处理的。
4. Sheets的一个档案，一个档案中可以增加相当多的sheets，不会好像docs那样，就那么一页，不然就得翻下一页，所以Docs的运用，在制作适合老师们参照的工作上，就真的不是很适合了。

喏，全部的好处都列出来了，希望小小分析，就可以让大家看见，小小的改善，就可以带来不一样的改变。点击这里浏览switchboard的范例。

        在看过范例后，你就会明白，使用switchboard管理概念，在需要进行第二次Fasa 2的时候，那种带来的便利：仅需将页面复制，妥当命名页面即可。当然，里面的表格，自然要有能力可以承担第二次的填写，不然复制页面=复制表格链接=使用第一次的表格，也是浪费时间。

        所以，编者坚信：必须一开始就在表格那边直接就设计好可以永续经营的格式。没有任何理由，让表格就这样搁置，然后要全部重新填写的事情的。

IPPKBAT分析表格

2022年开始，全校老师需要执行IPPKBAT表格（俗称的KBAT表格）。这东西的执行，不能说没有给学校带来一定的影响的。但，更甚的是，竟然有官员，甚至是学校的最高领导人表示，要针对这些数据进行分析。

    老实说，一张表格都有好几页了，一个老师都有好多项目了，试想像如何将这些数据整合起来然后分析呢？

    感谢匿名朋友2022年的表格分享，在稍微调整好表格后（如今是可以使用IPPKBAT V4的表格），让一个老师一个档案，可以一整年（2次）使用之余，也在skor页面那边，稍微调整后，方便直接拷贝粘贴在IPPKBAT的分析表格中。

点击这里浏览全新的教师个人IPPKBAT V4表格

       将数据粘贴好后，就可以直接完成分析啦。点击这里浏览IPPKBAT分析表格。

那，这些表格怎样运用呢？先看好下面的步骤吧。

1. 下载表格（那DELIMA的系统，竟然拒绝make a copy功能了）
2. 在Drive里，开个文件夹。命名。
3. 打开文件夹，将档案上载到文件夹里面。
4. 开启文件，完成学校的基本资料。 
5. Make a copy，然后开始第一个老师命名。（这样就不必在新表格中填写学校资料啦）
6. 在共享权限中，与该名老师共享。但留意，在共享那边，设置editor不可以修改编辑权限即可。
7. 与老师的共享设置权限为editor，待全校档案好后，才来设个期限，方便老师们更新个人资料，之后修改权限为viewer即可，除非要好像小弟那样，让老师们的第一次是自我评估，那就押后修改权限吧。
8. 完成视察评估，填写好表格。确认资料正确即可。
   
9. 在Skor表格，将资料从上到下，从第一个老师的skor拷贝起来，然后粘贴到IPPKBAT 分析表格中。
10. 粘贴的时候，右击然后点选paste as value即可。
11. 分析表格会自动统计和分析各等级的老师人数。

小小努力，希望可以帮助到每一所学校的负责行政人员。

        第四版的表格，有了什么改进呢？

• 改进1：提供1个老师，1年2次的直接输入。（表格的页面虽然是多了一些，但都相当容易辨认的）
• 改进2：提供方便老师个人浏览的第一次和第二次的评估，藉此找出两者之间的差距。简化个人的全年差异了解。
• 改进3：在需要提取数据作为全校采集的部分，如SKOR的页面，改进也formatting的处理，方便学校行政直接拷贝粘贴在分析的档案中，进一步简化数据分析的工作。

（当然，可以直接将老师们个人的表格，植入在switchboard里面，即可解决）

备注：刚刚在分析档案中，加上计算skor murid的分析功能了。单单这个分析档案，就可以承载和处理60个老师和60个班级的数据了。

后语：

每每进行任何一项改变，有的人会采用top down的工作方式。但这样的工作方式，有一项坏处：事情总会变成不受控制的情况，引发老师们压力倍增的情况。因为上头有时候给予的指示或流程不明确的话，就会引起各种不便，数据衔接不顺畅了。

        所以，唯一的方法就是：简化个人的表格，达至系统的构造，进而完成整体的处理。共享。

Switchboard的管理概念

要了解什么是switchboard的管理概念，就需要知道什么是switchboard。Switchboard是各种按钮的衔接中枢，也就是说，它是一种在背后结合功能，但在表面上，看见的就是简单的按钮而已。

        比如说，中央电力供应网的管理平台上，或者学校音响管理平台上，我们只是看见各种按钮，但每一个按钮，背后衔接的元件、器材等，不需要我们去担心的。（要是链接/衔接得好的话）

        那，要怎样将这个概念运用在我们的行政和管理上呢？编者有个很简单的，但或许可以大大改进我们和老师们的便利的想法和做法。

话不多说，先提供执行概念：

1. 准备一份Google Docs或Google Sheets。
2. 垂直置入老师们的名字。
3. 横向置入以下几个事项：视察日期、视察时间、视察班级、视察科目、个人PBPPP、个人RPH、SKPMG2 STD4 PDPC个人视察表格、KBAT个人视察表格、全体老师的SPLKPM、全体老师的出席分析以及（目前在斟酌考虑的教师个人journal）
4. 之后在Google Drive中，开启以上的几个事项的文件夹，并将各种文件收纳在相关的文件夹中：SKPMG2 STD4的文件夹就保存全部老师的SKPMG2 STD4 PDPC文件，以此类推。
   
5. 将老师个人的文件，逐个与老师们个人共享。
6. 将整体看见阅览的，如出席率分析以及SPLKPM的进展，编入在switchboard中。
7. 之后，将Switchboard的档案（就是Google Docs或Google Sheet的）链接，植入在学校部落格或网页中即可。

写到这里，可能有老师就问了：这和之前的有什么不同呢？

        不同就在这里：之前是使用部落格直接看见各种消息。但那个管理方式不是不好，而是你会看见，部落格消息越来越多，越来越繁杂。

        所以采用Switchboard管理的话，就一个链接，完成上面6到7件事情。部落格画面，因此就恢复简洁的画面与功能。简化信息传递的功能。（不知道你明白我在说什么吗？）

下面，我们进行问答时间：

问：为什么要这样结合？

答：恢复部落格尽量简洁的画面。简化老师们的需要。

问：设置档案方面，权限如何处理？

答：涉及个人资料的话，建议与老师个人共享即可。涉及全体老师的话，取出老师个人资料，设好仅限于老师浏览即可。

问：那RPH的链接，是怎么一回事？目前不是使用谷歌课室，就是使用CIDS，什么是RPH共享？

答：你真敏锐，这是编者目前策划的一种全新RPH格式，目的是要结合日常教案，以及每月教案，以及学生学习进度的一种尝试。我们在下一篇文章将分享此事。拭目以待。

SKPMg2 Std4(PdPc)分析

我们一直以来，都相当头痛处理那SKPMg2 Std.4 (PdPc)的分析。

一方面，因为学校老师不少人（再少也要几页表格，不容易处理啦），另外一方面，我们比较缺乏这方面的素材。

在此，编者参考了之前的SKPMg2 Std.4 PdPc教学视察表格，然后将最后一页的总结，稍微结合起来后，加上最后一项的sparkline的功能，就非常方便每一个行政人员将需要的报告总结成为报告还是会议数据了。

点击这里浏览Analisis SKPMg2 Std.4 PdPc分析档案。（请别电邮编者索取editing 权限，直接下载然后上载到Drive即可使用啦。）

小小努力，目前可以承载15个老师，要是有需要，在中间增加需要的行ROWS之后，在后面的页面，继续将方程式拉下去即可。（接洽ICT老师，他们/她们肯定知道我在说什么的）