高效能的时间表

一个老师或学生，在学校大半天，能否有效运作，知道在什么时间要在哪里做什么事情，很大程度上，需要有高效的时间表，作为一个小社区里面运作的参照，否则将杂乱无章。

        试问，要如何建设高效的时间表呢？在使用ASC时间表编排时间表，我们是否有顾虑一些事项，以至于平时认为理所当然的事情，都被我们忽略了呢？（可点击这里浏览ASC时间表编排说明指导）

        所谓的高效时间表，在这里并不是指ASC软件的厉害（在编排班级时间表=编排教师个人时间表=编排特别课室时间表=编排科目时间表），而是在编排的时候，经过各种考量而研制或编排的时间表。

        例如，在编排的时候，（反正教育部已经提供了学生和老师们免费但功能强大的谷歌课室ID啊），有没有善用每一项学校的资源，以及目前手中拥有的一切，加以发挥呢？

        笔者这里有几个要求，看看您学校的时间表，是否足以符合高效的说明：

1. 华文、国语、英语、数学、科学、历史、设计与工艺，一个星期至少有编排进入电脑室/特别课室中，每周至少1个小时？（留意：资源中心例外，虽不列为每周1小时，但必须纳入共用的特别课室中进行编排）
2. 每一所特别课室的运用，都足以满足全校的班级？（特别课室里面的器材是否足以让每一个学生或教师使用，不是这里讨论的篇幅）
3. 每一所特别课室里面的运用，是否有顾及让清洁员工有时间打扫/消毒呢？
4. 学校教师和学生，是否可以完整诠释，了解时间表上显示的资料呢？

在以上4点，倘若都达到了，那学校的时间表，才算是高效的时间表。当然，有了高效的时间表，我们就别去责怪或指责老师们了。毕竟每一个老师有每一个老师的教学专长，而且我们也必须面对现实，不是每一所学校有这个意愿确保学校电脑室或特别课室中的器材（因为各种外在因素）拥有足够的照料。

        倘若学校行政组在新学年开始前就依照高效时间表原则进行编排，那么，在年终或全年期间，倘若要使用特别课室的时候，就不必另外编排使用时间表，因为一切早已编排妥当，依照时间表进入即可。

        要明白一点的是，学校行政组编排使用特别课室或共用设施的目的，从来不是因为老师们不使用的指责的借口。相反的，行政组必须要让老师们知道，老师们拥有这些资源，让老师们善用。

        至于器材保养，网路状况，学生能力等，这些目前都不在这里的讨论范围内。所以大家不必浪费力气消耗心智。

        高效能的时间表，当然也需要人们的配合。从心出发，改变思维，这才能让高效时间表发挥作用而不是沦为搞笑时间表。

共勉。

上帝爱你也爱我

扩大谷歌课室ID使用率

2024年的其中一项挑战，就是要提升和扩大谷歌课室使用率。下面，和大家分享一些策略性的安排：

策略性安排，善用学校取得的手提电脑

        在以下科目的时间表中，加上一个星期一小时的电脑使用。根据学校电脑室或电脑设备的情况安排。必要的话，分为单周，双周或更多。务必让孩子们有机会善用DELIMA，免得过了期限，不活跃需要另外激活。

        这些科目是：华语、国语、英语、数学、科学、历史、RBT。

        前面的语文和数理课是要在学期末时候处理个别科目的在线活动。至于RBT，每星期有2节，就编排进电脑室学习编程。

        历史的2节课，就让孩子们可以善用网络，寻找资料或处理课业。

小小的编排策略，7个科目，1星期至少进去1次，那么学生的ID就不会荒废。

学生使用数据，就此被DELIMA ADMIN直接捕获处理。

至于老师们使用ID DELIMA的资料，反正JPN鼓励学校建设Site，就将Switchboard / site结合起来，但里面分享给老师们的档案，全部设定：仅能使用谷歌课室电邮开启。

但要怎样开始？

第一步：想像你学校的SITE或switchboard要纳入什么在里头？（刚才分享的，是2023年的版本，个人觉得不完善，目前在继续筹建2024年的版本，可以依据年份和事项的版本）

第二步：选定要采用的平台。部落格，Site或switchboard (基本上就是Google Sheet而已）

第三步：将各种文件归纳，结合在Site / switchboard里面

第四步：进行测试，取得用户（自己学校行政层和老师们回馈）然后改进。

若需要技术上的协助（如建立部落格，Site (直接使用Google Sheet作为Switchboard), 约个时间，构思好，策划好，然后就逐步建设起来。 

最重要的就是：可以解决一大堆有的没的东西。

共勉

Google Sheet 个人时间表 & 代课表

新学年，又快要编制时间表

编制好后，又需要代课表，代课表，又需要有老师们代课的统计和分析。

刚刚只好的Google Sheet版本时间表/代课表。

步骤：

1. 先在GB的页面，修改成为自己学校适用的版面。
2. 之后依据老师人数复制页面。
3. 最后，制造一个总的页面，然后将老师们的个人时间表链接过去。
4. 最后，在代课表右边，输入老师们的简称，以后，每次输入代课老师，将自动计算缺席和代课次数啦。

小小分享，希望有助于大家

https://docs.google.com/spreadsheets/d/169THkRNeTQv2bZ-EbeHr1RzMMC925lCI/edit?usp=sharing&ouid=106763145639492935867&rtpof=true&sd=true

背后的故事：

我们都曾经当老师，当老师的时候，总是会觉得奇怪，怎么就是编排我代课的呢？我代课，但我也好奇其他老师是否也都这样呢？代课背后的操作是怎样的呢？

好久以前，有个老师，她很不满意代课的编排。当时笔者因为年资尚浅，无法直接升任第一副，（因为第一副校长提早退休，第二副校长病逝，当年只好在PKKK，兼任PK2，但同时处理代课编排的工作了，那种感受，非笔墨能形容）。

那女老师语气是没什么高，但字里行间，就是感受到不满不悦的。笔者当时在忙着处理其他事项，代课记录和代课分析就在桌面。（那时候还每个月要张贴在办公室教务处让老师们看个明白，那也是当时的行政管理盛行的风气，但也也是网络尚未普及的时候）。

笔者请女老师稍等，但没多久，她说她有事情需要处理，就先行离开了。笔者当时不以为意。后来才知道，她看见了笔者桌面的代课分析和统计，知道她并不是为一个代课的人选或首选。而是一切有依据当时情况需要处理和编排的工作。

        想了想。有分析和统计的目的，从来不是为了责难任何一方，也不是要指责或当做奖赏的指标。但，有了这样分析和统计，或许，或许就真的可以减少些许来自人心底层不满或不信任的情绪吧？

数理周的活动建议

今天，和大家分享数理周的其中一项活动。活动简称为：认识几何学（基础）

活动分开3个部分，活动1、活动2、活动3。

材料：白纸1RIM, 胶纸，依据组别数量但每张含有10题角度弧度的试题（因为分组1组10人的关系），音乐，计时器（可豁免，可依据情况需要鉴别活动三时间长短）

主持人: XX老师

音响和摄影：XX 老师

导师: 至少3人

活动1：学会圆规与确认角度
学生矮到高排列，然后依据10的位数计算，10人一组分成组，围圆圈坐下，遴选小组长
小组长前去领取材料（每人一张白纸，1组10张）
聆听指示然后完成活动。
在小组里，在2人1组的情况下，依据指示，指出正确的角度
画一直线
把圆规放好
标记36度
标记48度
标记72度
标记125度
完成后，对调身份：
小组长前去领取第二张白纸分派给组员。
在第二张白纸上，左上角写名字和班级，在右上角标记一个2号。
在第二张白纸上，出7道试题考核朋友是否可以完成朋友的测试。7道试题必须是在10到70度之间，但不分先后。

提醒：在绘制角度后，要绘制弧度才算完成
提醒全部人必须好好保管第二张纸，因为活动三需要使用。

活动2：实地测量角度
维持1组10人组别
每组有1份试卷。每份试卷上有10题。试卷在不同的位子粘着
第一人听见指令后，尽快前去试卷，完成测量，告诉导师
若正确，在试卷上删除试题，若不正确，重新测量。
完成后尽快回去小组，交接下人前去
最快完成的组别为胜利者

活动3：找出合作空间
小组组长前去领取10张白纸，派发给组员。
各自准备剪刀胶水
解散组合，带上剪刀胶水白纸，自由走动，
检查手中的第二张白纸
游戏会进行5轮。
每一轮，主持人会报告一个角度
听见后，看看自己角度，若不足，尝试找出还需要的角度的朋友，然后将自己角度和朋友的角度剪出来，拼凑在一起，黏贴在白纸上，向导师确认正确与否。
完成拼凑后，写上2人的名字。交上给任何一名导师，然后前去领取另外一张白纸备用。
每一轮的拼凑，必须在音乐结束前完成。

角度例子：
30度
90度
50度
180度
360度

ONE PAGE REPORT

这里安顿一条one page report的链接，完成活动后，直接就可以点击然后填写处理啦。

再见2023

2023年即将成为历史，让我们稍微回顾2023年发生了什么事情：

1. 全面启用IDME
2. 利用部落格作为全县国语阅读活动数据采集界面，Google Sheet为数据采集平台。简化全县35所学校国语阅读计划数据采集工作。
3. 成功衔接并改进Penjaminan Kualiti PBD中使用的ABC表格，计划于2024年参加新创产品/工作/行动研究，作为提供和提告曝光率的途径，希望有助于扩大简化老师们的工作负担。
4. 发布了更新版的IPPSPKBAT表格：将表格简化为1个老师1个学年使用1个档案即可处理全年至少2次的使用。
5. 发布IDME的SKS STD4表格。同样采用1个老师1个学年使用1个档案的工作模式。

2024年，我们打算进行什么计划呢？

1. 持续研究简化老师们工作负担的方法与途径。简化老师们的工作方式=简化行政管理=减轻大家的工作负担。
2. 将Switchboard概念进化到依据事项，但每事项中依据年份的展示。（利用Google Sheet作为平台，利用sheet页面作为事项，里面的排版修正为依据年份展示的内容排列。）
3. 尝试编制新学年的校内视察分析数据表（透过Google Sheet之间的衔接功能，将每一个老师的视察教学以及校内全年统计和分析衔接起来，达到每完成一个老师一次的视察数据就是完成一部分的全校统计和分析的作用）
4. 尝试编制新学年的ISSPKBAT表格校内统计和分析数据衔接。（透过衔接每一个老师的档案数据，同样达到每完成一个老师的ISSPKBAT表格=完成部分校内ISSPKBAT的数据分析的作用）
5. 继续培训并分享可行的各种改变技巧，透过各种社交平台与途径，简化各项工作。（那些收到的手提电脑，spec那么好，收着做什么哦，除非你自己的手提电脑的spec更好，不然就拿出来善用啦，笔者是打算如此做，让自己的手提电脑就在家中，让收到的手提电脑，透过云端档案，可以处理各项在屋外的事务）
6. 要继续处理好音乐课的课堂评估档案，以及6年级历史的课堂评估档案。
7. 可以的话，要逐步加上华文内容的课堂评估，祝福更多华小的老师，减轻大家的工作量。

要完成的工作永远都做不完。如果停留在准备报告，准备数据（却无法善用数据的话），这样的工作实在没有什么意义。所以，2024年，不会太多太夸张的工程，都是现有工程的提升与改进。

        那些官员每每提及，什么core business是教学，但因为行政工作的增加，让我们无法处理好教学工作的话，真的会愧对孩子们的。所以我们必须更有效执行各种可以简化、可以自动化、可以优化的工作，让我们有更多时间和精神处理和孩子们在课堂上的互动。

        让我们在忙着处理大人们的事情至于，也不会忘记，事情其实很简单。总是有人将事情复杂化而已。秉着务实的精神，没有花俏的宣传，大家踏踏实实，祝福大家：

2024年健康、平安、喜乐。

每个开课日=倒数日

共勉。

One Sheet for All

Imagine running a school with multiple files and tasks to handle. 
Imagine the files need to known/ filled/ submitted by teachers in the school.

Image the teachers' burden when they have to look the files up, open the files, manage the files if not printing the files to submit to the administration team.

So, the fundamental question, if not ultimate one is, can we do better to help our beloved teachers? I think we can, thus the birth of this idea: One Sheet for All.

As its name sake, it's just a Google Sheet, with all the files linked to it as a gateway for teachers to access their files. But how to set it up in the first place? It's simpler than you think, actually. Read on to know more.

Steps to set up a One Sheet for All:

Preparation / things needed:

1. Teachers' name list for the entire school.
2. Teachers' individual email that will be used (collect it via Google Form is much easier for further processing)
3. Update Administration Contact for easier information integration in the future (do this once, you are set for the rest ot other file sharing session)
4. Have the files you would like the teachers to filled in ready and prepare to upload them. Upload a copy of each file you need the teacher to fill in once will do. The rest, we will make copies out of them.

Steps to set up One Sheet for All:

1. Open a Google Sheet and stand by. This will be the main file / sheet for all teachers to access their files later on. This sheet's link will be shared with all teachers for future usage.
2. Copy past the teachers' name in it.
   
3. Name the sheet properly, using easily identifiable names, such as PBBBB, SKS Std.4 etc.
4. Now, open Google Drive. Open a folder, name it properly and clearly.
5. Open that folder, upload a file of the specific funtion. Example: Keberhasilan file of PBPPP.
6. Once uploaded, click the file to open it. 
7. Keep the origital file as it is. Make a copy of this file and name it related to the teachers in your school, e.g.: Keberhasilan Teacher 1.
8. A new file will be created with the said file name.
9. Set this file with the following rights: Teacher 1 will have editorial rights whereas administrative staff would only have viwer's right.
10. Set automated notification should the file undergo any changes / update / filled by the teachers. A notification would be sent to the owner via email. This is to keep track of the progress of the file so actions could be taked if the file is updated. 
11. Acquire the link of the file, then in the main file, right click at Teacher 1's name, choose hyperlink, insert the link in the space and that's it! The file is now linked by the name of Teacher 1 from the list in the sheet.
12. Repeat the steps until you have all the files for all the teachers in your school.
13. Finally, just sent the link of the Google Sheet link, with the setting all teachers in your school as viwer access right via any means you have. 

Why? By doing this, you, as administration of the school, you will be: 

1. Lessen the burden of teachers having to manage the files by themselves. Because all the files are now accessible online via a single interface: Just a Google Sheet file will do. The best part is: all teachers just need a link to access the main gateway.
2. Lessed the burden of setting up any fancy website/ sites/ blog etc. to better facilitate the workings for your teachers.
3. You / the administration team would have access as viwer to all the files in your school by your teachers. 
4. Successfully reducing the amout the paper stacked / filed on your desks and office. 
5. Keeping vital data available and accessible anytime of the day.
6. Able to compile and acquire the big picture of how things are actually running in the school. How to compile each individual data from each file is another question and not within this discussion.
7. Reduce if not eliminate the need of ICT issues: teachers will no longer be bugged with computer viruses, pen drive issues, corrupted file, PC downtime etc....The files are online, accessible anytime anywhere. In the bigger picture, total operation cost is further reduced.
8. Providing flexibilities for your teachers: they now have the flexibility knowing their files are safe and sound, and they know where to get them. They could now fill the files later of thee day, when they are free from teaching duties etc....Heck, they could even fill in the files in the middle of the night if they way (as long as it hasn't exceed the dateline).
9. Saved from ridiculuous and nonsense excuses (from certain teachers) about why it wasn't filled. Still, do be courteous, as we know, teachers are only humans too. 
10. Asking the teachers to keep themselves up to date how things could be done, online and not just offline like the good old days. 
11. Reducing paper, reducing ink, reducing the time (certain duplication could be better done if the online version of files are used)
12. Transfer the files easily: should there by any changes in the management team, files are easily transferrable to the new management team, and the work could continue as usual. 

Having said that, if you are interested to know more, do drop us a note and we'll try to set things up for your school. (If you are an administration staff, you will have to take part of course!)

One Sheet for All, a simple idea with great impact. 

God bless.

理想的办公资源

个人理想太多，但我们来看看是不是都做到？

1. 足够的文具资源：一般问题都不大。学校有提供。
2. 足够的电脑配备：各校情况不同。但很多老师现在使用个人手提电脑，问题也应该少了许多。
3. 足够的电脑技能：各校师资情况不同，建议提供足够的老中青阶层的培训，尽量减低各阶层的空隙即可。
4. 足够的网络资源：网络浩瀚，应该不是问题。
5. 良好的网络衔接：大部分学校都不是问题。
6. 优良的打印配备：这个就看情况了。很讽刺的是，都快进入22世纪了，还是需要打印出来。是不是很莫名其妙，但有时候，不打印出来，还真的无法好好查阅文件。
7. 有组织的工作编排：这个，大部分学校都不是问题。好的领导层，通常有好的组织编排。
8. 有系统的工作方式：这个是笔者开始工作迄今最大的使命。很多学校都在忙，但大家各忙各的，难以整合。这个将会是各学校行政管理层应该要多家留意的事项。

换句话说，要做什么，要怎么做，在哪里做，这些其实都是次要的。首先要推动和让大家明白的是：为什么要做。但往往，这个就是最大的阻力，因为大家要做的事情，实在是太多太多了。

        笔者举个简单的例子就好了：学生的体高和体重。这本来是在SEGAK项目以及BMI5-9T事项中直接记录的事情，奈何那RMT又要知道，之后可能连B&K的也有兴趣要知道，没多久，成绩报告册也要记录，加起来，一共至少2个部分需要知道。（学生家长也好像很需要知道自己子女的体重体高，是不是很奇怪呢？）

        但，站在老师或处理的角度看，简单的体重体高的工作，就至少出现了两个次数。一次出现在BMI里面，一次出现在成绩报告册记录里面，还有就是在RMT里面。

        挑剔的人，会告诉笔者，毕竟是不同的老师负责啊。哦哦，不一定的。小型学校的话，一个老师身兼数职是常有的事情。所以别一支竹竿打翻全部人，说那些不负责任的话。

        是的，笔者常常觉得，有系统的工作，真的可以减轻很多不必要，或者重叠的工作。让老师们开开心心的工作，安心的工作，知道在哪里做，知道怎么做，知道做什么，也是一门艺术。

那，身为学校管理层的我们，何不想想，有什么地方是可以开始带来改变的呢？

衷心祝福：圣诞节健康。