提升小细节，带来大效果

情景：
周会帮忙的学生司仪经常要询问副校长哪一位老师是周训老师。这样的情况不应该持续下去。

行动：
将周训老师的列表张贴在显眼处。让学生司仪知道。赋予适当的责任帮忙。让后备司仪也知道。

效果：
再也不必接洽副校长。
学生司仪更有信心。
学生司仪学会从哪里获得信息。
老师知道学生已知道同样信息而做好准备。
更顺畅的周会流程。
副校长不必担心。

进一步行动：
负责的副校长或老师将这个转变进化成为每年更新的活动之一。

SISTEM PENGURUSAN MINIT MESYUARAT ELEKTRONIK

Aliran kerja minit mesyuarat：
Minit disediakan 》 ditandatang》fotostat / edaran》disimpan dalam fail.

Masalah dengan aliran ini？

1. Ada yang mungkin tertinggal.
2. Terpaksa balik ke sekolah untuk semak / dapatkan fail.
3. Tiada rekod terdahulu untuk dirujuk.

Cadangan baru？
Penggunaan Sistem Penghantaran Minit Mesyuarat
Penggunaan Repositori Minit Mesyuarat.

Kos penyediaan sistem？
Percuma。

Apa perisian / platform yang diguna？
Google Drive。
Laman web sekolah / blog sekolah。

Apa yang akan berubah？
sediakan minit mesyuarat》 tandatangan》isi online form》lampirkan dokumen/ fail》submit/ hantar


Kebaikan perubahan ini？

1. Jimatkan kerja sediakan fail setiap tahun.
2. Jimatkan kertas fotostat.
3. Minit mesyuarat boleh dibaca di mana-mana.
4. Selaras dengan usaha dokumentasi secara digital.
5. Gunakan ID Google Classroom. Keselamatan dan aliran dokumen dikawal.

Keperluan perubahan？

1. Guru Besar yang sudi berubah.
2. Seorang/ sekumpulan peneraju perubahan.
3. Guru-guru yang sedia berubah.

Q&A：
Q：Perubahan ini boleh diamalkan bagi urusan surat?
J：Tidak. Hanya untuk urusan dokumen dalaman jabatan sahaja.

Q：Ada halangan untuk imbas dan muat naik dokumen?
J：Gunakan ID dan kata laluan Google Classroom KPM. Boleh gunakan smartphone untuk snapshot dan upload melalui telefon.

Q：Bukankah ini lagi bazir masa？
J：Bandingkan: tidak lagi perlu kemaskini fail kertas, tidak perlu sediakan fail baru, lebih banyak peruntukan beli alatan lain, jimatkan kerja keluarkan dokumen dan arkib dokumen lama, jimat masa semak penghantaran dan fotostat....adakah ini masih bazir masa?

Q：Apa kebaikan untuk guru？
J：Semua dapat / boleh baca minit yang dihantar pada bila-bila masa.

Q：Ini mungkin mendatangkan tekanan？
J：Kebaikan jauh lebih banyak dari tekanan yang ada.

Q：Penghantar ada salinan？
J：Penghantar minit mesyuarat ada sesalinan dokumen dalam emel.

Q：Kebaikan dari segi pentadbiran？
J：Memudahkan semakan dan pengurusan rekod.

Q：Apa yang perlu disediakan？
J：telefon pintar（tangkap gambar）/pengimbas dokumen（imbas dokumen），ID & kata laluan Google Classroom KPM 
Klik sini untuk layari contoh hantar minit.
Klik sini untuk cuba tengok hasil penghantaran.

电子会议记录管理

目前的会议记录作业流程如下：
记录员准备会议记录 》 提交签阅》影印发放》存放不同的文件夹保管

现有的工作流程带来什么问题？

1. 有人或许拿不到文件／遗漏没有获得。
2. 文件储存在文件夹，要查阅又要回去学校或翻阅文件夹。
3. 之前的文件无从查阅。要是出现有老师从文件夹提取出来参阅却忘记归还的话，或有影响。

有什么建议改变现在的做法？
架设电子会议记录收纳系统。
架设电子会议记录浏览系统。

这些建议费用如何？
免费。

这些建议需要使用什么软件或平台？
谷歌云端硬盘。
学校网页或部落格。

这个建议会如何改变现在的工作流程？
记录员准备会议记录》提交签阅》填写在线表格》提交文件》所有文件记录在云端内

这个建议带来什么改变？

1. 再也不必浪费时间每年／逐年准备文件夹
2. 所有会议记录清楚记录在云端中，节省影印工作。
3. 提供一个云端储存与会议记录参考的工作地点（再也不必到学校或回家翻阅档案了）
4. 配合档案管理的要求，逐步将文件数码化，方便搜索，管理、查阅。
5. 采用马来西亚教育部提供的谷歌课室个人身份与密码登入浏览／提交。进一步提高机密性。

这个建议需要什么？

1. 一个愿意配合的校长。
2. 一个愿意架构的老师／副校长。
3. 一群愿意配合与成长的老师。

问答时间：
问：请问这个改变会否改变书信文件的处理？
答：不会。这个改变针对校内的文件会议记录管理而已。

问：要将文件扫描上载云端会否带来任何隐忧？
答：要浏览文件或提交文件的老师必须是拥有教育部提供的谷歌课室电邮ID方能使用。

问：是否可将PBPPP或SKPMG2的文件如此处理？
答：有鉴于这些工作涉及评分，故不建议如此处理。

问：要是要将签阅好的文件上传，不是更浪费时间吗？
答：与上传文件相比，我们比较一下这些工作：准备来年文件夹、在文件夹中提出旧文件、捆绑旧文件、影印文件、传递文件、翻查是否有提交文件......哪一个方法比较节省时间？

问：这样的转变如何让老师受惠？
答：任何新加入学校的老师都可以直接通过谷歌课室的ID直接获取任何一份会议记录作为参考而不必参阅任何纸本文件了。（天知道有些老师是不多愿意分享会议记录的，都不知道是什么原因）

问：这样的转变是不是压力？
答：这样的转变带来的便利会不会比压力更多？

问：需要掌握什么技巧？
答：扫描文件，亦可用手机拍摄文件，上载文件。

问：老师个人可有任何副本吧？
答：系统设置是让老师可以拥有个人副本的。双赢。

问：对行政来说，这样的转变有什么好处？
答：方便检查任何的文件/会议记录。

问：老师需要准备什么才能使用这个系统？
答：手机（拍摄文件）/扫描仪（扫描文件），个人谷歌课室ID与密码，谷歌课室登入链接。

点击这里初步了解系统样本与测试提交会议记录。
点击这里初步了解与看看提交结果。

Sistem Pengurusan Data Kokurikulum-versi BM

Suatu platform atas talian / cloud based telah disediakan untuk kemudahan pengurusan data kokurikulum semua. 

Layari dan tonton video pendek jika berminat:

1. Sila klik untuk akses / layari. 
2. Download. Lepas tu upload ke Google Drive dengan akaun Google Clssroom dan terus diguna sekolah sendiri.
3. Percuma. Tiada kos. Tiada tanggunan. Cuma untuk ringankan tugas semua terutamanya mereka yang kurang mahir dalam pemprosesan data kokurikulum murid.

Selamat berkongsi

Sistem Data Kokurikulum-atas talian

Q&A:
Kos?
Percuma. Betul. Percuma.

Apa yang telah berubah?
Sistem kini boleh jalankan analisis data atas talian. Beban komputer dikurangkan. Sekolah tidak perlu upgrade banyak sangat.

Apa baiknya sistem atas talian ini?
Pengurus data boleh nampak, edit, kemaskinikan data. Boleh dijadikan platform untuk online satu hari nanti.

Mengapa perlu adanya sistem ini?
Bagi memudahkan pengurusan data kokurikulum.

Bagaimana dengan sistem lain seperti pencapaian murid, pengurusan hal ehwal murid dan sebagainya?
Terus doakan dan terus berusaha untuk ringankan lagi beban guru / semua pentadbir dalam semua urusan supaya dapat tumpukan perhatian pada tugas paling penting: didik dan belajar.

Interaksi lanjutan / perkongsian idea selanjutnya?
Sila hubungi melalui maklumat yang dikongsi dalam sistem bagi mereka yang ikhlas sahaja.

Bagaimana jika perlukan LDP?
Jangan bergurau, ini pun perlukan LDP?

课外活动数据管理系统

今天跨界和大家分享课外活动数据管理系统。
早前（2005年-2008年）开始研发的课外活动系统至今也有好多年的历史了。是时候大幅度的提升了。

新的课外活动数据系统有什么转变？
看看以下简短视频，找出有什么不同。

1. 跳脱依赖电脑主机处理器运作的需要。一切运算和分析由谷歌伺服器/电脑处理。（实现云端处理/计算的目标）减低学校对电脑的要求。（下载后，将档案上载到自己的谷歌课室google drive里头即可）
2. 提供一个更简化的，可以直接适用于各校的课外活动数据系统。
3. 提供更简洁的页面处理数据。在传递/承传/交接上更为容易。
4. 简化之前系统的工作流程。每个班级/年级的工作流程减少一个层次。
5. 结合2或3个统计条件进行的自动分析。（之前的系统仅能做到结合2个条件的统计分析）举例：旧系统的计算：若A学生是甲学会，显示A学生的种族。新系统可做到：若A学生是华裔、若A学生是甲学会，若A学生是男生的话即统计并显示全部符合条件的数据。
6. 直接将学生在DATA页面的资料传输到学会、运动、制服团体名单中。在名单中直接筛选打印即可使用。
7. 新系统提供可以承担最多20个学会、20个运动、20个制服、20个班级的课外活动数据统计。
8. 提供一个可在日后研发成为在线填写学生出席率以及自动统计学生出席率的基石。（方程式已置入在线系统备用）
9. 提供一个可在日后研发成为在线自动印制课外活动出席率证书的基石。（需要使用云端插件处理）
10. 逐步朝向云端运作，做到即便在任何地点都可以处理课外活动数据的能力。
11. 提供一个可让多人同时处理的工作平台（课外活动副校长将自己储存的版本共享给负责老师如课外活动秘书即可）
12. 提供可以远程援助的便利（只需和提供援助的人共享，完成后移除共享即可）

点击这里获取系统样本副本。

Klik here to acquire a copy of Extra Curricular Data Management System

问答时间：
问：请问收费如何？
答：免费。

问：如果拥有超过20个班级的话，如何？
答：在班级的column, 继续增加（可以无限增加），之后在DATA页面的data validation增加输入限制的范围（就是增加的班级从第21班开始直至最后一班。之后在分析部分，继续曾加。可以接洽校内ICT或对EXCEL熟悉的老师即可）

问：系统目前可以承载多少学生？
答：根据目前的方程式，可以承载一所学校20班，超过800位学生，每位学生学会、制服团体以及运动各一项，全校20个学会、20个运动、20个制服团体的资料与分析。

问：这系统的前身是什么？
答：你真的有兴趣知道吗？它是自2008年研发的，编者使用了超过12年。如今时机成熟了，可以将运算工作升级到让云端的谷歌电脑运行了。之前的系统工作流程不允许如此进行。在设计工作流程上有了一大改进。

问：如何让这系统的教师委任信与信件结合？
答：本来是打算使用谷歌插件完成的。奈何一些技术问题尚未解决。所以未能使用。目前的方法是：完成输入了教师委任信件后，下载然后使用信件整合(mail merge)的方法，将资料与委任信见结合起来打印发放老师与存档。

问：如何进行信件整合mail merge?
答：点击浏览信件整合文章/小技巧

问：是否需要任何培训？
答：输入资料应该不需要培训吧？您只需要会使用sort data acsending 与auto filter即可直接使用了。

如何设立有效的SKPMG2管理系统？

2020年，校方收到指示表示SKPMG2档案/文件可以通过电脑化处理。有鉴于此，小弟在此分享一些档案管理的小秘诀。

策略1：最适合网络信号差的学校使用

1. 使用校内的内部网络。
2. 适合网络信号较差的学校使用。
3. 好处：速度快。不必依赖网络信号。
4. 坏处：你应该很清楚设置内部网络要做多少东西。以及不能24小时都登入检查的麻烦。

策略2：最多学校喜欢采用的方法

1. 使用云端
2. 使用云端会产生一个很严重的问题：档案混乱不堪。试想像，一个老师平均有1个STANDARD 4要填写，1个学会，1个制服团体，1个运动，1个学科管理。就是说一个老师可能会有5个档案要管理/填写。
3. 由于每一个标准的档案都是protected的，所以即便在上传后，也未必可以直接自动统计（来自Head Count档案的处理经验）
4. 更严重的问题是：如何证明是那个老师填写而不是其他老师填写？所以这个策略不大可行。

策略3：使用传统/快被遗忘的电邮

步骤：

1. 将所有的文件电邮给老师。
2. 老师下载，逐项填写。
3. 老师依据档案类别，逐项分开，在不同电邮中回馈/回邮给负责的副校长处理。

解答时间：为什么这样会比较好？

1. 只有老师个人才拥有自己的电邮和密码=档案的机密性有受到适当的保障。
2. 任何搭载他人电邮传送的，或有不是自己填写的嫌疑。也比较容易检查异同。（当然，这个不是考试）
3. 方便行政依据不同的档案类别归类点算。
4. 不必浪费时间去crack或unprotect收到的档案。即便CRACK了之后，又会引发有无tempered档案内容的问题。
5. 简化一些抗拒科技的人物要处理在线档案的难题。要是说连电邮下载和上传文件也不愿意接受的话，实在是说不过去了。

问：行政要如何点算有电邮提交的老师？

答：使用电邮标签加上名单搭配使用。名单可让老师签名。电邮标签方便电邮归类备用储存。

问：如果要简化，不要使用电邮，要使用云端档案管理的话，如何？

答：视学校老师群体。若老师们不抗拒在线云端档案作业的，当然没有问题，但引发其他问题如：如何证明是那个老师填写的疑云。

问：如果依据指南，派发表格的话？

答：既然要派发表格，那又何苦电脑作业呢？

问：指南说明EVIDENCE 可以电脑化处理，没有说不必派发表格啊。

答：派发表格和电邮表格让老师填写，有什么不同吗？还不是同样一个老师收取，还不是同样一个老师填写和提交吗？

问：那么老师如何签名证明是老师填写的？

答：若真的要，打印出来让老师签名。但有必要吗？

如何更有效的管理每月路程索偿？

1. 准备并填妥1份1月的路程索偿表格。
2. 另外复制11份档案。
3. 妥当填写、命名。
4. 上载到每月的日程里面。（必须是在每月1到10日前填妥打印提交给办公室/校长）

为什么需要这样做？
就不会有任何遗漏了。

费用？
储存在云端的话，免费。
打印的话，别问。