浅谈工作流程与工作效益
从各书籍中，我们不难发现许多讲解武装部队的高效率是与武装部队的统治、管理、执行、心态、责任与态度保持一种密切的关系。有鉴于此，我希望能够通过以下的建议将校内外行政工作逐步系统化，务求能够在最简短的时间内有效完成各种琐碎的工作。
举凡任何工作都需要时间适应、整理、协调、过滤，校内外行政工作更是如此。倘若我们将武装部队的行政/执行精神融入我校行政，那么我们将可以直接享受高效行政的好处。
我发现校内许多工作似乎并没有一种协调，大家各自为政(我行我素)，互不相干。在多元国家里，这是可以被接纳的现象，但是这样的行径并不能够提升校内行政的工作。许多的文书工作不但不能够提升教师的专业水准，更剥夺校内教师有限的时间与资源！
举例来说：校内教师出席会议记录并不能够有效执行、教师必须在填写请假表格时重覆填写申请假期天数(日期)、教师必须在年终填写一年/数年内曾参加的课程/会议、学生转校(无论进出校内)的数据总是无法准确传达校内其他行政/执行单位如校内外评审秘书、课外活动主任/顾问老师、热餐小组，校内过多文书工作/报告必须填写：教育电视的应用、资源中心的运用记录、学生热餐的出席/身体成长记录、教学资源的借用记录、教师借阅书刊记录、校内课程发展会议记录、校内课外活动记录、校内外各种比赛成绩记录、校方接获的信件处理记录等种种不可思议的文书工作，老师似乎已经失去喘一口气的空间。这，当然并未包括策划教学/教具、正课教学、课外辅导班、课外活动策划、学校年终旅行团、校内外学生安全管理、校内外活动等工作。长远看来，教师根本就没有机会提升本身的教学素质。
要好好掌握生活的技能必须花费相当的时间、精力/经历、金钱、机会，倘若我们不能够好好掌控我们有限的时间，试问教师还能够完成教师真正的教学的工作吗？在这速食年代里，许多人已经严重地忽略犯错带来的正面启发。许多人不能够接受他人犯错，犯错的人犹如被判死刑；永远也不能挣脱社会生硬的枷锁，更不必谈什么创意与批判精神存在的空间了。
对许多人来说，我们并不需要严肃看待本身的立场与尊严。许多人认为我们应该妥协许多不合理的速食现象，许多人认为我们并不需要认真看待生命与社会种种的悲歌，然而，更多人认为我们并没有必要采取任何行动！
严格来说，仔细研究工作流程能够解决我们必须面对工作中不浅显易见的问题。以书写教案来说，本来的意愿只是提供一个教学上的准备与参考工作，但是由于执行的偏差与时间的限制，现在的教案竟然成为我们教师必须完成的一个骗局！多少课程并未能够依照我们学生的程度加以传授，许多课程被逼在最短的时间内完成，只因为考试成绩已经成为我们衡量所付出的努力的唯一准绳！
然而，难道我们只能够说这是一种趋势而选择牺牲我们的学生吗？难道我们因为这样而愿意这种恶性循环继续下去吗？难道这种在道德理念上已被弯曲的趋势也得服从吗？难道我们的努力只能够通过学生的考试分数高低衡量吗？难道教师们因为工作权限的限制而不能够针对现有的弱点加以改善吗？难道只有赚钱的补习中心才能够让教师愿意为了生活而更努力吗？
坦白来说，自己并不觉得仔细研究工作流程就是否认其他老师的努力。研究工作流程不但能够确保所有的工作井然有序、提升教师对职业的专业水平，更方便任何接管的教师；在确保所有的工作能够保持素质之余，也直接减少重新培训人力资源的经费与时间。
世界一直在改变，教育界绝对不能够固步自封！我们有必要急起直追，务求我们在执行工作上能够拥有适当的企业精神之余，更应该让教师们能够通过简单的工作程序完成必须完成的工作，早日归还教师们应有的时间与尊严！
很多工作，我们或许不能够质疑它存在的目的，但并不代表我们不能够针对执行工作上的弊病提出更良好的执行方案。许多人生的正确观念只能够通过工作中种种经验与精神细细体会，散乱的工作范围、杂而不精的工作不但严重浪费人力资源，更是扼杀教师献身教育的精神！这种现象长期地腐蚀着许多默默承受的孺子牛，试问教师们是否能够摆脱那总是予人半天工，但是却从来不能够真正放下自己工作奴役的形象呢？
研究工作流程，主要目的就是为了简化教师们的工作程序；除了提供减少人力浪费的好处，研究工作流程或许能够改变校内许多得过且过的气氛，重挫不少因为年资关系称王称后的教师之余，我们亦不必担心工作无所交代。
个人认为，只有提供有效行政与执行，充分利用时间、从错中逐步累积经验、多方参考其他行政机构，简化繁文缛节与官僚作风才能够让教师们拥有更加完善的教学心态。如今，撇开许多额外的工作不谈；教师们不但身兼多职，甚至是因为种种无关痛痒的人士的要求而苦恼不已。教学情绪受影响之余，还得担心自己的饭碗随时会因为他人的投诉而永无宁日，试问难道社会对教师的诠释是否曾经改变？当世界成为物质主义的宠儿之余，教师竟然面对低薪与社会给予的道德高帽，难道教师就不会犯错？难道教师不食人间烟火？难道教师能够站在经常鼓励孩子追求物质的家长与全人教育的之间吗？试问教师究竟有没有一个更完美的工作范围？试问这些工作究竟有没有必要如此执行？试问我们能够寻求其他完成这些工作的方案吗？
教师的工作杂乱无章已是公认的事实,倘若任由这种现象延续，教师的工作不但不能减轻，甚至更因为那随着时间流传而增加的工作而倍加繁杂。有鉴于此，我们就有必要开始抽丝剥萤，逐步将教师的工作分析、整理、组合。
学校经常必须面对各种信件(资讯)的来往，倘若不能够有效处理这些资讯，我们面对的不只是工作上的增加，更难为了资讯的存取。我们学校经常面对的就是欠缺妥善的资讯传达、流程、处理的问题；每每面对不同部门需要的资讯经常因为低效沟通、资讯处理欠缺完善流程，结果呈交的资讯往往是东凑西足的残缺数据/资讯。更令人担忧的现象是，这些数据/资讯往往相互连贯；倘若不能够妥善处理，那么我们无异于自寻烦恼。
工作流程的研究必须涉及几个不同的层面，现将有关步骤列出如下：
资讯的接收
资讯的接收意味着行动的需要。所有的资讯必须尽快处理。所谓的处理，就是必须经过完善的资讯管理、传达、处理、呈交与存取的过程。资讯的接收必须获得记录，以应回覆他人的要求与存档的需要。当然，我们并不能够忽略资讯接收人的身份与权限。
倘若利用电脑进行资讯接收的记录，学校接收的工作应该不是问题。当然，我们有必要学习妥善的处理与管理的技巧。
资讯的传达：记录资讯后，必须在有限的时间内将有关资讯传达出去：有关资讯可以分为：个人通信/报告、记录在案、存档与回覆。
资讯处理期：资讯的处理是最重要的部分，涉及搜集数据、查获数据来源、准备数据、验证数据、呈交数据、与保留数据存档的工作。其中资讯的处理与验证将能够反映我们的工作素质。
资讯呈交：资讯呈交前，我们有必要进行验证与存档的工作。过后有必要将有关副件传达有关方面。
资讯存取：资讯的存取将决定我们处理资讯的效率。部分资讯的复用性高，需要定期做好准备。倘若能够轻易存取有关资讯，那么意味着我们将轻易处理复用性高的资讯。
处理电子文件有别于处理任何肉眼所能够看见的文件。肉眼所见的文件轻易能够分门别类地处理，但是电子文件就必须加以用心处理，务求在能够提供有效率的存取方便的同时必须井然有序，丝毫不能马虎。
从建立文件夹、电子文件命名、存档过程、取用过程、更新/重覆使用、文件备份等都是我们在实施有效工作流程之前必须达到的教育/分享工作。没有教育/分享，就没有进步与改革的空间！
部分教师或许会认为电子文件十分不可靠，甚至开始怀疑自己的人力付出不获得重视。这个观念有待加以纠正：电子文件处理的主要目的就是为了让教师们通过有效的工作流程，能够在完成眼前必须完成的工作之余；也直接通过电子文件的设置/构架提供其它方面所需要的数据/资讯，确保所有校内外的数据与资讯能够保持一定的连贯性，提高任何教师处理文书工作的效率。
此外，工作流程的流畅性大多取决于行政部门的执行。各位教师并不需要过分担心高效工作流程带来的影响。举例而言，在我校去年(2004)开始实行的学生学术管理系统中，教师们并不需要担心其它分析表格的键入；只要教师将有关班级的数据键入有关电子文件、正确储存有关电子文件即可让其他使用者在更新文件后获取所需要的数据。当然，这只不过是高效工作流程的一部分而已，距离完善的工作流程还有一段距离呢！
从信件的处理到分发与记录，从课外活动的赏罚分数到学生的个人学术成绩、从学生个人学术成绩到其它琳琅满目的分析表格、从学生个人资料到学生热餐或其它福利事项、从教师文件(如请假、个人记录跟进)到运动会(或任何校外参赛)的表现/赛会记录、从会议记录到校内外活动计划书；没有高效的工作流程，我们就必须浪费更多的时间与精力处理这些恼人的工作。
与其说是恼人的工作，倒不如说因为缺乏完善的架构来得贴切。完善的工作架构能减轻工作的繁杂程度，提供简易实用的机会与方法完成必须完成的工作；完善的流程提供有效的管理与资讯的出入，提供监督与保持素质的机会。至于更加重要的是，高效工作流程所需要的系统的设置与使用。
或许，学校的确有必要提供更加完善的硬体设备如电脑的连线功能的确能够提供多位教师同时处理不同的电子文件的方便，但是我们绝对不能够忽略教师们面对的主要问题。
我也想藉此澄清自己的立场。我没有任何贬低教师对电脑的认识的意思，但是缺乏这方面的知识，我们或许会面对更加繁杂的工作。当然，我并不认为教师必须精通电脑，但是我们有必要了解电脑的基本运作才能够让电脑为我们工作。
高效工作流程的系统必须获得认同。然而，更值得我们关注的问题是：谁应该设置这些工作系统、设置者如何能够得知完整的校内行政运作构架、如何将使用者的已有经验赋予工作系统中、如何减低/鉴定系统的可靠性以及工作系统的沿用性等问题。
这些问题，并不在于硬体设施的建设。硬体设施的建设毕竟只是金钱、管理与空间的问题。反之，所有的问题拥有以下的共同点：
- 我们十分需要足够的时间处理必须完成的工作。
- 我们面对时间不够用的问题，但这是不是意味着教师们不懂得妥善分配时间？仰或是教师们因为缺乏完善的工作系统而面对过量的工作？仰或是教师们因为面对过量的工作而缺乏完善的工作系统？
- 教师们的时间是否已经遭到他方的利用与剥削？
- 许多工作似乎缺乏明确的工作流程。予人一种杂乱无章的感觉，许多教师都是凭着记忆/经验各自处理所面对的问题。
- 刚加入学校的教师或许在没有询问/确认学校的工作准绳前，贸然沿用往日服务学校的工作准绳，导致发生不必要的浪费(时间/人力/物力)，甚至是纷争的起端。
- 人们的记忆有限，随时因为时间的流逝变得模糊。倘若教师不能想起有关工作流程，那么有关工作也就不能够及时完成。
- 人们的记忆往往不能够确保提供(减少)往日错误的工作，结果教师们根本不能够累积足够的办事经验，曾经发生的错误日复一日，麻木现象从此油然而生，工作素质的提升从此一蹶不振。
管理/接管/沿用
- 教师请假、到外或转校的事情不受控制。没有明确的工作流程意味着有关教师的空缺导致有关工作的停顿。
- 教师的职责转换变化相当大。接管的教师倘若没有任何经验，即没有任何明确的工作流程参照，也没有足够的时间向其他教师咨询，那么有关工作将停滞不前。
- 工作系统的沿用性将确定有关教师逐步累积相关的使用经验。但是多个提供工作系统的单位并不能够保持原有的工作系统，学习弧度大，令人难以适应。
- 系统的设置必须获得流传/续承以便加以改善或管理。没有续承的空间，意味着系统的消逝与没落；缺乏续承的机会，也就不能够提供改善工作的问题。
- 教师的学习/吸收/实践能力将决定有关教师是否能够接纳任何工作系统的实施。缺乏这方面的能力，教师或许不能够提供/接收任何的改变。
面对这样的困境，教师们或许已经没有改变的选择。但是提供学校教师助理的提案应该获得重视。倘若面对提供教师助理的问题，我们可以将某些教师的职权定制为处理相关工作。
对我来说，或许我不能够真正了解与他人相处的过程。但是我认为教师只有在更优良的工作条件下才能够发挥应有的教学才华。我不追求世界等级的管理条件，但是不代表我不能够放弃吸纳世界等级的管理精华；我不要求世界等级的待遇，但是并不意味着我就此放弃改变教师工作面对的困境的意愿。
我或许不能够改变自己处理人际关系的个性，但是我认为只要能够完成这些琐碎的工作，教师们将能够拥有更多时间互相沟通。即便自己的资讯管理造诣有限，但是倘若因为这样放弃自己尝试改变工作环境的原则，那么无异于虎头蛇尾的作风。值得一提的是，我也并非因为骑虎难下才决定继续我的梦想。哈！
笔毕与23/5/2005
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